Inventar mit Shopify POS planen

Ein geplantes Inventar hilft dir bei der Bestätigung, dass der Lagerbestand in deinem Shop mit den Aufzeichnungen in deinem Shopify-Adminbereich übereinstimmt. Durch das regelmäßige Zählen des Inventars kannst du Schwund erkennen, Tracking-Fehler aufdecken und die Richtigkeit deiner Online- und In-Store-Kanäle sicherstellen.

Auf dieser Seite wird beschrieben, wie du eine Zählmethode auswählst, das Inventar planst und vorbereitest, es auf mehreren Geräten durchführst und anschließend die Anpassungen abgleichst. Den Schritt-für-Schritt-Workflow für die Schnellerfassung findest du unter Inventarmengen in Shopify POS ändern.

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Methoden zur Inventarzählung

Du kannst die folgenden beiden Methoden kombinieren, um das Inventar zu zählen:

• Schnellzählung in Shopify POS: Deine Mitarbeiter:innen scannen oder suchen auf einem Shopify POS-Gerät nach Produkten und geben die vorrätige Menge ein. Diese Methode eignet sich am besten für Zählungen im Shop. Weitere Details findest du unter Inventarmengen in Shopify POS ändern.
• Inventaranpassungen im Shopify-Adminbereich: Mitarbeiter:innen mit Zugriff auf den Shopify-Adminbereich können Mengen auf der Seite Inventar anpassen oder eine CSV-Datei importieren. Diese Methode eignet sich am besten für Massenaktualisierungen und für den Abgleich nach einer Zählung im Shop. Weitere Details findest du unter Inventarmengen anpassen und Inventar mit einer CSV-Datei importieren und exportieren.

Ein gängiger Ansatz ist, dass das Ladenpersonal die Zählung mithilfe der Schnellzählung durchführt und die Zentrale die Anpassungen anschließend im Shopify-Adminbereich überprüft und abgleicht.

Zeitpunkt der Inventarzählung

Du kannst eine Zählung unter Berücksichtigung der Geschäftszeiten deines Shops und deiner Personalplanung ansetzen. Überlege, welche der folgenden Optionen für deine Geschäftsabläufe am besten geeignet ist:

• Nach Ladenschluss: Verkäufe sind pausiert, sodass die Zählungen genau bleiben.
• Vor Ladenöffnung: Im Shop ist es ruhig, die Zählung kann sich jedoch bis in die Geschäftszeiten erstrecken, wenn sie länger als erwartet dauert.
• Aufgeteilt auf mehrere Tage nach Zonen: Nützlich für größere Shops. Jede Schicht zählt eine andere Zone, damit kein einzelner Tag überlastet wird.
• Schließung des Shops für die Zählung: Die genaueste Option, da während der Zählung keine Verkäufe stattfinden, der Shop aber während der Schließzeit möglicherweise Umsatz verliert.

Geschätzte Zeit und Personalbedarf nach Kataloggröße

Passe Zeit und Personal basierend auf dem Layout deines Shops, der Produktkomplexität und der Verwendung von Barcodescannern durch das Personal an. Die folgenden Schätzungen in der Tabelle dienen als Ausgangspunkt, um bei der Planung von Inventarzählungen zu helfen.

Häufigkeit der Inventarzählung

Wie oft du zählst, hängt von deiner Kataloggröße, dem Schwundrisiko und der Komplexität deines Shops ab. Überlege, welche der folgenden Optionen für deine Geschäftsabläufe am besten geeignet ist:

• Vierteljährlich: Funktioniert für die meisten Einzelhändler:innen.
• Monatlich: Empfohlen für Kategorien mit hohem Schwundrisiko, wie z. B. kleine, hochwertige Artikel, die anfälliger für Verlust oder Diebstahl sind.
• Rotierende wöchentliche Zählungen: Einige Einzelhändler:innen zählen jede Woche eine andere Zone, sodass der gesamte Katalog ohne eine vollständige Inventarzählung im gesamten Shop abgedeckt wird.

Konsistente Inventarzählungen in einem regelmäßigen Rhythmus sind wertvoller als seltene perfekte Zählungen.

Inventarzählung vorbereiten

Die Vorbereitung deines Systems und deiner Geräte vor der Inventarzählung kann helfen, Diskrepanzen zu vermeiden, die durch ausstehende Aktivitäten oder unvorbereitete Geräte verursacht werden.

System vorbereiten

Bereite dein System vor der Zählung folgendermaßen vor:

• Schließe ausstehende Bestellungen, Transfers und Lieferungen ab, damit alle Inventarbewegungen in deinem Adminbereich widergespiegelt werden.
• Verarbeite alle eingegangenen Lieferungen und markiere sie in deinem Shopify-Adminbereich als empfangen.
• Synchronisiere alle Shopify POS-Geräte, indem du die App öffnest und bestätigst, dass die letzten Verkäufe angezeigt werden.
• Führe bei einigen Produkten eine Stichprobenkontrolle durch, indem du die vorrätige Menge in deinem Adminbereich mit dem physischen Lagerbestand vergleichst, um offensichtliche Unstimmigkeiten vor der vollständigen Zählung aufzudecken.

Geräte und Team vorbereiten

Bereite deine Geräte und dein Team vor der Zählung folgendermaßen vor:

• Lade deine Shopify POS-Geräte und alle unterstützten Barcodescanner auf.
• Weise Mitarbeiter:innen Zonen zu, basierend auf den physischen Bereichen deines Shops, z. B. Regale oder Lagerbereiche. Du kannst Lagerplätze verwenden, um diese Zonen zu formalisieren.
• Drucke Ersatz-Zähllisten für alle Zonen aus, in denen möglicherweise kein Gerät verfügbar ist.
• Überprüfe deinen Katalog auf Produkte, bei denen Barcodes fehlen oder deren Barcode-Etiketten beschädigt sind, und drucke die Etiketten vor der Zählung neu aus. Du kannst die App Retail Barcode Labels verwenden, um Etiketten neu zu drucken.

Inventarzählung auf mehreren Geräten durchführen

Bei größeren Katalogen können Mitarbeiter:innen auf mehreren Shopify POS-Geräten gleichzeitig zählen. Jede Schnellzählungs-Sitzung unterstützt bis zu 1.000 Varianten. Plane also ein, jede Sitzung zu senden, sobald eine Zone abgeschlossen ist, und beginne dann eine neue Sitzung für die nächste Zone.

Verwende die folgenden Richtlinien, um Doppelzählungen und das Auslassen von Produkten zu vermeiden:

• Weise jedem Team-Mitglied eine bestimmte Zone basierend auf dem physischen Layout zu, nicht nach alphabetischer Reihenfolge. Das Zählen in einem einzigen physischen Durchgang verhindert, dass Mitarbeiter:innen denselben Bereich mehrmals durchlaufen.
• Sende jede Sitzung, sobald die Zone abgeschlossen ist. Gesendete Sitzungen werden sofort mit deinem Shopify-Adminbereich synchronisiert.
• Bewahre ausgedruckte Zonenzuweisungslisten auf, damit du nachverfolgen kannst, welche Zonen gezählt wurden.

Das Inventar wird in Echtzeit angepasst, wenn ein Verkauf in Shopify POS oder deinem Onlineshop abgeschlossen wird. Wenn du eine Schnellzählungs-Sitzung sendest, wird die Menge entsprechend dem gezählten Wert angepasst. Wenn ein Verkauf zwischen dem Zeitpunkt der Zählung eines Produkts durch das Personal und dem Zeitpunkt des Sendens der Sitzung stattfindet, wird eine kleine Diskrepanz in der Anpassung angezeigt. Um dies zu minimieren, solltest du außerhalb der Geschäftszeiten oder in Zeiten mit geringem Publikumsverkehr zählen und jede Sitzung nach Abschluss der Zone umgehend senden.

Inventar nach einer Zählung abgleichen

Nachdem die Mitarbeiter:innen ihre Schnellzählungs-Sitzungen gesendet haben, kannst du die Anpassungen überprüfen und Diskrepanzen nachverfolgen, indem du den Bericht zu Änderungen der Inventaranpassungen in deinem Shopify-Adminbereich verwendest.

Schritte:

1. Öffne den Bericht zu Änderungen der Inventaranpassungen.
2. Filtere den Bericht nach dem Datum der Inventarzählung.
3. Überprüfe die Anpassungen für jeden Standort.
4. Bei jeder Variante mit einer Abweichung von mehr als 5 % solltest du das Produkt physisch nachzählen, um die neue Menge zu bestätigen.

Nach dem Abgleich kannst du deine nächste Bestandsaufnahme planen. Empfehlungen zur Häufigkeit findest du unter Zählhäufigkeit.

Zählungen an mehreren Standorten koordinieren

Wenn du mehr als einen Standort hast, nutze die folgenden Richtlinien, um zu planen, in welcher Reihenfolge Bestandsaufnahmen durchgeführt und wie Transfers während des Zählzeitraums abgewickelt werden:

• Zählungen am selben Tag: Wenn du alle Standorte am selben Tag zählst, erhältst du eine genaue Momentaufnahme des gesamten Inventars zu einem einzigen Zeitpunkt. Dieser Ansatz erfordert mehr Personal, liefert aber den saubersten Bericht.
• Gestaffelte Zählungen: Nur einen Standort nach dem anderen im Laufe der Woche zu zählen, ist für dein Team einfacher. Allerdings kann sich das Inventar zwischen gezählten und nicht gezählten Standorten verschieben, wenn in der Zwischenzeit Transfers stattfinden.
• Transfers zwischen Standorten pausieren: Das Pausieren von Transfers zwischen Standorten während des Zählzeitraums kann dabei helfen, zu vermeiden, dass dieselben Produkte sowohl an der Herkunft als auch am Versandziel gezählt werden.

Wenn du Standorte vergleichst, überprüfe übereinstimmende Diskrepanzen. Eine positive Abweichung an einem Standort und eine negative Abweichung an einem anderen weisen oft auf einen nicht erfassten Transfer zwischen den beiden hin.

Tipps für eine genaue Bestandsaufnahme

Beachte die folgenden Best Practices für eine genaue Bestandsaufnahme:

• Barcode-Scanner verwenden: Scanner sind schneller und genauer, als Varianten namentlich zu suchen. Die Kamera deines Geräts dient als Alternative, wenn kein Scanner verfügbar ist. Weitere Informationen findest du unter Barcode-Scanner auswählen.
• Die Schnellzählung funktioniert auf verwalteten Geräten: Wenn deine Geräte mit einem Mobile-Device-Management-Tool (MDM) im Kiosk-Modus gesperrt sind, ist die Schnellzählung weiterhin verfügbar.
• Wiederherstellung bei abgestürztem Gerät: Starte Shopify POS neu. Alle bereits übermittelten Sitzungen werden sicher mit deinem Shopify-Adminbereich synchronisiert.
• Wiederherstellung bei Geräteausfall: Wechsle zu einem anderen Shopify POS-Gerät. Der übermittelte Fortschritt bleibt erhalten und du kannst die Zählung dort fortsetzen, wo das ausgefallene Gerät gestoppt hat.
• Zählstatus eines Produkts überprüfen: Scanne oder suche ein beliebiges Produkt in der Schnellzählung, um zu überprüfen, ob es in der aktuellen Sitzung bereits gezählt wurde.
• Nicht erfasste Produkte auf Papier notieren: Wenn ein Produkt während der Zählung in Shopify POS nicht gefunden werden kann, ist es möglicherweise nicht deinem Standort zugewiesen. Notiere es dir und weise es dem Standort nach der Zählung in deinem Shopify-Adminbereich zu.