Grundlagen des Inventarmanagements
Das Inventarmanagement umfasst die Überwachung des Inventars deines Unternehmens, wie z. B. Rohstoffe, Komponenten und Fertigprodukte. Dieser Leitfaden bietet Strategien und Praktiken, die dir helfen, dein Inventar effektiv zu verwalten.
Du kannst dein Inventar auf der Seite Inventar in deinem Shopify-Adminbereich verwalten und überwachen.
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Den Verkaufszyklus deines Inventars verstehen
Um dein Inventar erfolgreich zu verwalten, musst du deinen Verkaufszyklus verstehen. Du kannst deine bisherigen Verkaufsdaten analysieren, um Muster zu erkennen und zukünftige Verkäufe zu prognostizieren.
Ein Inventar-Verkaufszyklus bezieht sich auf den gesamten Prozess von der Entgegennahme einer Inventareinheit durch ein Unternehmen bis zum Verkauf an die Endkundschaft. Dieser Zyklus umfasst die Phasen des Wareneingangs, der Lagerung, der Verwaltung und des Verkaufs des Inventars. Die Zyklen wiederholen sich für jeden neuen Inventarartikel.
Du kannst auf der Seite „Produkte“ in der Leiste für die Produktinventaranalysen Kennzahlen zu deinem Produktinventar einsehen, die beim Inventarmanagement, bei der Nachbestellung und bei der Planung helfen. Erfahre mehr über die Verwendung von Inventaranalysen.
Ein typischer Inventar-Verkaufszyklus für einen Artikel kann die folgenden Phasen umfassen:
- Beschaffung: Ermittle den Bedarf für ein bestimmtes Produkt in deinem Shop und gib bei deinem Lieferanten eine Bestellung auf, um die Waren zu beschaffen.
- Wareneingang und Prüfung: Überprüfe die Qualität und Menge des Inventars, um sicherzustellen, dass es deiner Bestellung entspricht. Melde jegliche Diskrepanzen oder Schäden an den Lieferanten zurück.
- Lagerung: Lagere Artikel entsprechend ihrer Art und ihren Anforderungen. Ordnungsgemäße Lagerpraktiken sind wichtig, um Schäden oder Verluste des Inventars zu vermeiden.
- Inventarmanagement: Verwalte deine Lagerbestände auf der Seite Inventar in deinem Shopify-Adminbereich, um die Menge der einzelnen Artikel in deinem Shop zu verfolgen. Kategorisiere Artikel, richte SKUs ein und aktualisiere deine Inventardatensätze regelmäßig.
- Verkäufe: Wenn Kund:innen Bestellungen aufgeben, wird dein Inventar verkauft und deine Inventarbestände werden in deinem Shopify-Adminbereich automatisch aktualisiert.
- Zustellung: Verpacke und versende das Produkt an deine Kundschaft. Um die Zufriedenheit der Kundschaft aufrechtzuerhalten, versende Produkte schnell und nutze vertrauenswürdige Zustelldienste.
- Nachbestellung: Auf der Grundlage der Verkaufsdaten und der aktuellen Inventarbestände entscheidest du, wann du das Produkt nachbestellen musst. Du kannst die Inventaranalysen deines Shops in Shopify verwenden, um die Abverkaufsquote zu verstehen und Verkäufe zu prognostizieren.
- Feedback von Kund:innen und Retourenmanagement: Sammle Feedback von Kund:innen und bearbeite alle Rückgaben oder jeden Warenumtausch. Das Feedback von Kund:innen kann für die zukünftige Inventarplanung nützlich sein.
Methoden des Inventarmanagements
Es gibt verschiedene Methoden, um sicherzustellen, dass dein Unternehmen die richtigen Produkte zur richtigen Zeit verfügbar hat und gleichzeitig die Kosten minimiert und die Nachfrage der Kundschaft befriedigt.
Die Wahl der richtigen Methode für das Inventarmanagement hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B. dem Geschäftsmodell, der Art der Produkte, der Nachfrageschwankung und der Zuverlässigkeit der Lieferanten. Unternehmen verwenden oft eine Kombination von Methoden, um ihr Inventarmanagement zu optimieren.
Die folgende Tabelle gibt dir einen Überblick über einige gängige Methoden des Inventarmanagements:
| Methode | Beschreibung |
|---|---|
| Optimale Bestellmenge (EOQ) | Die EOQ ist eine Methode, die die kostengünstigste Menge eines Artikels berechnet, die dein Unternehmen bestellen sollte. Ziel ist es, die mit der Bestellung und der Inventarhaltung verbundenen Kosten zu minimieren. Diese Methode gleicht die Kosten der Inventarlagerung mit den Bestellkosten aus. |
| Just-in-Time (JIT) | Die JIT-Methode zielt darauf ab, die Effizienz zu steigern und Verschwendung zu reduzieren, indem Waren erst dann erhalten werden, wenn sie im Produktionsprozess benötigt werden. Dadurch werden die Inventarkosten gesenkt. Sie erfordert genaue Prognosen und zuverlässige Lieferanten. |
| ABC-Analyse | Diese Methode beinhaltet die Kategorisierung des Inventars in drei Klassen auf der Grundlage ihrer Wichtigkeit: „A“-Artikel sind hochwertige Produkte mit geringer Verkaufshäufigkeit, „B“-Artikel sind Produkte mit mittlerem Wert und mittlerer Verkaufshäufigkeit und „C“-Artikel sind Produkte mit geringem Wert und hoher Verkaufshäufigkeit. Dies ermöglicht es Unternehmen, sich auf die Verwaltung ihrer wertvollsten Produkte zu konzentrieren. Mehr erfahren. |
| Sicherheitsbestand | Sicherheitsbestand ist ein kleiner Inventarüberschuss, der zur Absicherung gegen Schwankungen der Marktnachfrage oder Lieferverzögerungen auf Lager gehalten wird. Diese Methode hilft, Fehlbestände zu vermeiden und die Zufriedenheit der Kundschaft aufrechtzuerhalten. |
| Permanente Inventarverwaltung | Diese Methode beinhaltet die Aktualisierung der Inventardatensätze in Echtzeit, sobald Verkäufe und Käufe stattfinden. Sie liefert genaue Inventurbestände und kann mit einer Inventarmanagement-Software automatisiert werden. |
| First-In, First-Out (FIFO) | FIFO ist eine Methode der Inventarbewertung, bei der die zuerst produzierten oder erworbenen Vermögenswerte auch zuerst verkauft, verwendet oder veräußert werden. Sie ist besonders wichtig für verderbliche Waren, aber generell eine gute Praxis für alle Arten von Produkten, um zu verhindern, dass Artikel veralten oder sich ihr Zustand verschlechtert. |
| Dropshipping | Dropshipping ist eine Fulfillment-Methode, bei der ein Shop die von ihm verkauften Produkte nicht auf Lager hat. Stattdessen kauft der Shop, wenn er ein Produkt verkauft, den Artikel von einem Drittanbieter und lässt ihn direkt an die Kundschaft versenden. Diese Methode macht ein Inventarmanagement überflüssig. |
| Konsignation | Beim Konsignationsgeschäft werden die Waren an den Händler gesendet, der Lieferant bleibt jedoch Eigentümer der Waren, bis sie verkauft sind. Diese Methode verringert das Risiko für Einzelhändler, da sie nur für den Lagerbestand bezahlen, den sie auch verkaufen. |
Inventurprüfungen durchführen
Um sicherzustellen, dass deine Aufzeichnungen mit deinem tatsächlichen Lagerbestand übereinstimmen, kannst du dein Inventar regelmäßig physisch überprüfen. Die Inventarprüfung, auch Inventur genannt, ist eine wesentliche Praxis für jedes Unternehmen, das mit physischen Gütern handelt. Ein genaues Inventarmanagement ist für den Geschäftserfolg wichtig, damit du sicherstellen kannst, dass du über genügend Lagerbestand verfügst, um die Nachfrage der Kundschaft zu decken, Probleme wie Diebstahl oder Verlust zu erkennen und zu verhindern sowie wertvolle Informationen für die Planung zu erhalten.
Im Folgenden findest du die grundlegenden Schritte, die dich durch den Inventurprozess führen:
- Planung: Lege fest, wann die Inventur stattfinden soll, wer sie durchführt und welche Bereiche oder Artikel gezählt werden. Es ist oft am besten, Inventuren in ruhigen Zeiten oder bei geschlossenem Geschäft durchzuführen, um Diskrepanzen durch Verkäufe während der Zählung zu vermeiden.
- Organisation: Stelle sicher, dass dein Inventar gut organisiert ist. Beschrifte alle Artikel und ordne sie so an, dass sie leicht zu zählen sind. Ordne die Artikel nach Typ, Standort oder einer anderen Methode an, die für dein Unternehmen sinnvoll ist.
- Tools vorbereiten: Verwende Inventarmanagement-Tools oder -Software, um den Prozess zu optimieren. Du kannst Stift und Papier, eine Tabelle oder eine spezielle Inventarmanagement-Software verwenden. Barcodescanner können den Prozess ebenfalls beschleunigen und Fehler reduzieren.
- Zählung: Notiere jeden Artikel sorgfältig und zeichne die Menge auf. Es ist oft eine gute Idee, zwei Personen einzubeziehen – eine zählt und die andere protokolliert. Überprüfe unbedingt alle Bereiche, in denen Lagerbestände aufbewahrt werden könnten, einschließlich Lagerbereiche, Verkaufsflächen und externe Standorte.
- Erneute Zählung: Führe eine zweite Zählung zur Überprüfung durch. Dies ist besonders wichtig bei Artikeln mit Diskrepanzen zwischen der gezählten Menge und der in deinem System erfassten Menge.
- Datensätze aktualisieren: Nachdem die Zählung abgeschlossen und überprüft wurde, aktualisiere deine Inventardatensätze mit den neuen Mengen.
- Analyse: Vergleiche die Ergebnisse der Inventur mit deinen Inventardatensätzen. Bei erheblichen Diskrepanzen solltest du die möglichen Ursachen untersuchen. Dies könnte auf Probleme wie Diebstahl, Beschädigung, falsche Platzierung oder Fehler in den Einkaufs- oder Verkaufsunterlagen hinweisen.
- Regelmäßig wiederholen: Überprüfe dein Inventar regelmäßig. Die Häufigkeit der Inventarprüfungen hängt von der Art und Größe deines Unternehmens ab. Manche Unternehmen führen jährlich eine vollständige Inventur durch, während bei hochwertigen Artikeln häufiger kleinere Prüfungen stattfinden.