Planlægning af en lageroptælling med Shopify POS

En planlagt lageroptælling hjælper dig med at bekræfte, at lagerbeholdningen i din butik stemmer overens med det, der er registreret i din Shopify-administrator. En regelmæssig optælling af lagerbeholdningen kan hjælpe dig med at identificere svind, finde sporingsfejl og sikre, at dine online- og butikskanaler er nøjagtige.

Denne side gennemgår, hvordan du vælger en optællingsmetode, planlægger og forbereder dig på optællingen, udfører optællingen på tværs af flere enheder og derefter afstemmer justeringer bagefter. Du kan finde en trinvis vejledning til workflowet for hurtig optælling i Ændring af lagerantal i Shopify POS.

Hvis du migrerer fra Stocky og planlægger din første optælling i Shopify, kan du se Migrering fra Stocky til Shopifys lagerstyring.

Metoder til lageroptælling

Du kan kombinere de følgende to metoder til lageroptælling:

• Hurtig optælling i Shopify POS: Medarbejdere scanner eller søger efter produkter på en Shopify POS-enhed og indtaster det aktuelle lagerantal. Denne metode er bedst til optælling i butikken. Du kan finde flere oplysninger i Ændring af lagerantal i Shopify POS.
• Lagerjusteringer i Shopify-administratoren: Medarbejdere med adgang til Shopify-administratoren kan justere antal på siden Lager eller importere en CSV-fil. Denne metode er bedst til masseopdateringer og til afstemning efter en optælling i butikken. Du kan finde flere oplysninger i Justering af lagerantal og Import og eksport af lager med en CSV-fil.

En almindelig fremgangsmåde er, at butiksmedarbejdere tæller op med Hurtig optælling, hvorefter hovedkontoret gennemgår og afstemmer justeringerne i Shopify-administratoren.

Tidspunkt for lageroptælling

Du kan planlægge en optælling, så den passer til din butiks åbningstider og bemanding. Overvej, hvilken af følgende muligheder der passer bedst til din forretningsdrift:

• Efter lukketid: Salget er sat på pause, så optællingerne forbliver nøjagtige.
• Før åbningstid: Der er ro i butikken, men optællingen kan trække ud i åbningstiden, hvis den tager længere tid end forventet.
• Fordelt over flere dage pr. zone: Nyttigt i større butikker. Hver vagt tæller en separat zone, så ingen enkelt dag bliver overbelastet.
• Lukning af butikken under optællingen: Den mest nøjagtige mulighed, da der ikke sker noget salg under optællingen, men butikken kan miste indtægt i den periode, den er lukket.

Anslået tidsforbrug og antal medarbejdere baseret på katalogets størrelse

Juster tid og antal medarbejdere baseret på butikkens layout, produkternes kompleksitet, og om medarbejderne bruger stregkodescannere. Følgende estimater i tabellen er tænkt som et udgangspunkt for at hjælpe med planlægning af lageroptællinger.

Hyppighed for lageroptælling

Hvor ofte du bør tælle op, afhænger af dit katalogs størrelse, risiko for svind og butikkens kompleksitet. Overvej, hvilken af følgende muligheder der er bedst for din forretningsdrift:

• Kvartalsvist: Fungerer for de fleste detailhandlere.
• Månedligt: Anbefales til kategorier med høj risiko for svind, f.eks. små og værdifulde varer, der er mere udsatte for tab eller tyveri.
• Roterende ugentlige optællinger: Nogle detailhandlere tæller en ny zone hver uge, så hele kataloget dækkes, uden at der skal laves en fuld lageroptælling i hele butikken på én gang.

Konsekvente lageroptællinger med faste intervaller er mere værdifulde end sjældne, men perfekte optællinger.

Forbered en lageroptælling

Forberedelse af dit system og udstyr inden lageroptællingen kan hjælpe dig med at undgå uoverensstemmelser som følge af afventende aktiviteter eller uforberedte enheder.

Forbered dit system

Forbered dit system på følgende måder inden optællingen:

• Gennemfør afventende ordrer, overførsler og forsendelser, så alle lagerbevægelser afspejles i din administrator.
• Behandl alle modtagne forsendelser, og marker dem som modtaget i din Shopify-administrator.
• Synkroniser alle Shopify POS-enheder ved at åbne appen og bekræfte, at de seneste salg vises.
• Lav en stikprøve af nogle få produkter ved at sammenligne antallet under På lager i din administrator med den fysiske lagerbeholdning for at fange åbenlyse fejl, inden den fulde optælling begynder.

Forbered dit udstyr og dine medarbejdere

Før optællingen skal du forberede dit udstyr og dine medarbejdere på følgende måder:

• Oplad dine Shopify POS-enheder og eventuelle understøttede stregkodescannere.
• Tildel medarbejdere til zoner baseret på de fysiske områder i din butik, som f.eks. hylder, reoler eller dele af lageret. Du kan bruge lagerplaceringer til at systematisere disse zoner.
• Udskriv ekstra optællingsark til de zoner, hvor der måske ikke er adgang til en enhed.
• Gennemgå dit katalog for at finde produkter, der mangler stregkoder, eller hvor stregkodelabels er beskadigede, og genudskriv labels inden optællingen. Du kan bruge appen Retail Barcode Labels til at genudskrive labels.

Udførelse af lageroptælling på tværs af flere enheder

Ved større kataloger kan du lade dine medarbejdere tælle op på flere Shopify POS-enheder samtidigt. Hver Hurtig optælling-session understøtter op til 1.000 varianter, så sørg for at indsende hver session, så snart en zone er færdig, og start derefter en ny session for den næste zone.

Følg disse retningslinjer for at undgå at tælle produkter to gange eller overse dem:

• Tildel hver medarbejder en specifik zone baseret på det fysiske layout frem for i alfabetisk rækkefølge. Ved at tælle fortløbende i ét fysisk forløb undgår medarbejderne at skulle gå tilbage gennem det samme område.
• Indsend hver session, så snart zonen er færdig. Indsendte sessioner synkroniseres øjeblikkeligt med din Shopify-administrator.
• Gem udskrevne ark med zonetildelinger, så du kan spore, hvilke zoner der er blevet talt op.

Lageret justeres i realtid, når et salg gennemføres i Shopify POS eller i din webshop. Når du indsender en session med Hurtig optælling, justeres antallet, så det matcher det optalte. Hvis der sker et salg i tidsrummet fra medarbejderne talte et produkt, og til sessionen blev indsendt, vil der opstå en lille uoverensstemmelse i justeringen. For at minimere dette bør du tælle op uden for åbningstiden eller i perioder med få kunder, og du bør indsende hver session umiddelbart efter, at en zone er færdig.

Afstem lager efter en optælling

Når medarbejderne har indsendt deres sessioner med Hurtig optælling, kan du gennemgå justeringerne og følge op på uoverensstemmelser ved at bruge rapporten over lagerjusteringer i din Shopify-administrator.

Fremgangsmåde:

1. Åbn rapporten over lagerjusteringer.
2. Filtrer rapporten efter datoen for lageroptællingen.
3. Gennemgå justeringerne for hver enkelt lokation.
4. For enhver variant med en uoverensstemmelse på mere end 5 % bør du tælle produktet fysisk igen for at bekræfte det nye antal.

Efter afstemning kan du planlægge din næste lageroptælling. Se Hyppighed for optælling for at få anbefalinger til frekvens.

Koordinering af optællinger på tværs af flere lokationer

Hvis du driver mere end én lokation, kan du bruge følgende retningslinjer til at planlægge rækkefølgen af lageroptællinger, og hvordan overførsler håndteres i løbet af optællingsvinduet:

• Optællinger på samme dag: Hvis du tæller op på alle lokationer på samme dag, får du et nøjagtigt øjebliksbillede af din samlede lagerbeholdning på et givent tidspunkt. Denne tilgang kræver flere medarbejdere, men giver den mest retvisende rapport.
• Forskudte optællinger: Det er nemmere for dit team at tælle op på én lokation ad gangen i løbet af ugen, men lagerbeholdningen kan flytte sig mellem optalte og ikke-optalte lokationer, hvis der sker overførsler i mellemtiden.
• Sæt overførsler mellem lokationer på pause: Hvis du sætter overførsler mellem lokationer på pause i optællingsvinduet, kan du undgå, at de samme produkter tælles op på både oprindelses- og destinationslokationen.

Når du sammenligner lokationer, skal du gennemgå matchede uoverensstemmelser. En positiv afvigelse på én lokation og en negativ afvigelse på en anden indikerer ofte en ikke-registreret overførsel mellem dem.

Tips til en nøjagtig lageroptælling

Følg nedenstående bedste fremgangsmåder for at få en nøjagtig lageroptælling:

• Brug stregkodescannere: Scannere er hurtigere og mere præcise end at søge efter varianter på navn. Din enheds kamera fungerer som reserve, når der ikke er en scanner tilgængelig. Du kan finde flere oplysninger under Valg af en stregkodescanner.
• Hurtig optælling fungerer på administrerede enheder: Hvis dine enheder er låst i kiosktilstand med et MDM-værktøj (Mobile Device Management), er Hurtig optælling stadig tilgængelig.
• Gendan efter en fastfrossen enhed: Genstart Shopify POS. Eventuelle sessioner, der allerede er indsendt, synkroniseres sikkert til din Shopify-administrator.
• Gendan efter en defekt enhed: Skift til en anden Shopify POS-enhed. Din indsendte fremgang bevares, og du kan fortsætte optællingen derfra, hvor den defekte enhed stoppede.
• Tjek et produkts optællingsstatus: Scan eller søg efter ethvert produkt i Hurtig optælling for at bekræfte, om det allerede er blevet talt op i den aktuelle session.
• Notér ikke-sporede produkter på papir: Hvis et produkt ikke kan findes i Shopify POS under optællingen, er produktet muligvis ikke tildelt din lokation. Notér det, og tildel det til lokationen i din Shopify-administrator efter optællingen.