فهم إدارة المخزون
تتضمن إدارة المخزون مراقبة مخزون نشاطك التجاري، مثل أي مواد خام ومكونات ومنتجات نهائية. يقدم هذا الدليل استراتيجيات وممارسات لمساعدتك على إدارة المخزون بفعالية.
يمكنك إدارة مخزونك ومراقبته من صفحة المخزون في مسؤول Shopify.
فهم دورة مبيعات مخزونك
لإدارة مخزونك بنجاح، تحتاج إلى فهم دورة مبيعاتك. يمكنك تحليل بيانات مبيعاتك السابقة لمساعدتك على تحديد الأنماط وتوقع المبيعات المستقبلية.
تشير دورة مبيعات المخزون إلى العملية بأكملها بدءًا من استلام النشاط التجاري لوحدة مخزون وحتى بيعها للعميل النهائي. تتضمن هذه الدورة مراحل استلام المخزون وتخزينه وإدارته وبيعه. وتتكرر الدورات لكل عنصر مخزون جديد.
يمكنك عرض المقاييس الخاصة بمخزون منتجاتك والتي تساعد في إدارة المخزون وإعادة التخزين والتخطيط، وذلك في صفحة المنتجات باستخدام شريط تحليلات مخزون المنتجات. تعرّف على المزيد حول كيفية استخدام تحليلات المخزون.
قد تتضمن دورة مبيعات المخزون النموذجية لعنصر ما المراحل التالية:
- التوريد: تحديد الحاجة إلى منتج معين في متجرك وتقديم طلب إلى مورّدك للحصول على البضائع.
- الاستلام والفحص: فحص جودة المخزون وكميته للتأكد من تطابقه مع ما طلبته. أبلغ المورّد بأي اختلافات أو تلف.
- التخزين: تخزين العناصر بناءً على نوعها ومتطلباتها. تُعد ممارسات التخزين السليمة مهمة لمنع تلف المخزون أو فقدانه.
- إدارة المخزون: يمكنك إدارة مستويات مخزونك في صفحة المخزون بمسؤول Shopify لتتبع كمية كل عنصر في متجرك. قم بتصنيف العناصر، وإعداد رموز التخزين التعريفية (SKU)، وتحديث سجلات مخزونك بانتظام.
- المبيعات: عندما يقدم العملاء طلبات، يُباع مخزونك للعملاء ويتم تحديث مستويات مخزونك تلقائيًا في مسؤول Shopify.
- التسليم: تعبئة المنتج وشحنه إلى عميلك. للحفاظ على رضا العملاء، اشحن المنتجات بسرعة واستخدم خدمات تسليم موثوقة.
- إعادة الطلب: بناءً على بيانات المبيعات ومستويات المخزون الحالية، يمكنك تحديد موعد إعادة طلب المنتج. يمكنك استخدام تحليلات مخزون متجرك في Shopify لمساعدتك على فهم معدل البيع وتوقع المبيعات.
- ملاحظات العملاء وإدارة المرتجعات: جمع ملاحظات العملاء، ومعالجة أي مرتجعات أو عمليات استبدال. يمكن أن تكون ملاحظات العملاء مفيدة لتخطيط المخزون في المستقبل.
طرق إدارة المخزون
توجد طرق مختلفة لضمان توفر المنتجات المناسبة في نشاطك التجاري في الوقت المناسب، مع تقليل التكاليف وتلبية طلبات العملاء في الوقت ذاته.
يعتمد اختيار الطريقة المناسبة لإدارة المخزون على عوامل مختلفة مثل نموذج العمل التجاري، ونوع المنتجات، وتباين الطلب، وموثوقية المورّد. غالبًا ما تستخدم الأنشطة التجارية مجموعة من الطرق لتحسين إدارة مخزونها.
راجع الجدول التالي للحصول على نظرة عامة حول بعض الطرق الشائعة المستخدمة لإدارة المخزون:
| الطريقة | الوصف |
|---|---|
| كمية الطلب الاقتصادي (EOQ) | كمية الطلب الاقتصادي (EOQ) هي طريقة تحسب المقدار الأكثر فعالية من حيث التكلفة لعنصر ينبغي لنشاطك التجاري طلبه. الهدف هو تقليل التكاليف المرتبطة بالطلب والاحتفاظ بالمخزون. توازن هذه الطريقة بين تكلفة تخزين المخزون وتكلفة الطلب. |
| في الوقت المناسب (JIT) | تهدف طريقة الجرد في الوقت المناسب (JIT) إلى زيادة الكفاءة وتقليل الهدر من خلال استلام البضائع فقط عند الحاجة إليها في عملية الإنتاج، وبالتالي تقليل تكاليف المخزون. وتتطلب هذه الطريقة دقة في التوقع وموردين موثوقين. |
| تحليل ABC | تتضمن هذه الطريقة تصنيف المخزون إلى ثلاث فئات بناءً على أهميتها: العناصر "أ" هي منتجات عالية القيمة ذات تكرار مبيعات منخفض، والعناصر "ب" هي منتجات معتدلة القيمة ذات تكرار مبيعات معتدل، والعناصر "ج" هي منتجات منخفضة القيمة ذات تكرار مبيعات مرتفع. يتيح ذلك للأنشطة التجارية التركيز على إدارة منتجاتها الأكثر قيمة. تعرّف على المزيد. |
| مخزون الأمان | مخزون الأمان هو فائض صغير من المخزون يتم الاحتفاظ به متوفرًا للحماية من تقلبات طلبات السوق أو تأخيرات التوريد. تساعد هذه الطريقة في منع نفاد المخزون، والحفاظ على رضا العملاء. |
| الإدارة المستمرة للمخزون | تتضمن هذه الطريقة الحفاظ على تحديثات في الوقت الفعلي لسجلات المخزون عند حدوث عمليات البيع والشراء. وهي توفر عمليات جرد دقيقة للمخزون ويمكن أتمتتها باستخدام برامج إدارة المخزون. |
| الوارد أولاً يصرف أولاً (FIFO) | الوارد أولاً يصرف أولاً (FIFO) هي طريقة لتقييم المخزون حيث تكون الأصول التي تم إنتاجها أو الحصول عليها أولاً هي الأصول التي تُباع، أو تُستخدم، أو يُتخلص منها أولاً. تعتبر هذه الطريقة بالغة الأهمية بشكل خاص للسلع سريعة التلف، ولكنها تُعد عمومًا ممارسة جيدة لجميع أنواع المنتجات لمنع تقادم العناصر أو تعرضها للتلف. |
| دروبشيبينغ | دروبشيبينغ هي طريقة تنفيذ لا يحتفظ فيها المتجر بالمنتجات التي يبيعها في المخزون. بدلاً من ذلك، عندما يبيع متجر منتجًا ما، فإنه يشتري العنصر من جهة خارجية ويشحنه مباشرةً إلى العميل. تلغي هذه الطريقة الحاجة إلى إدارة المخزون. |
| بضاعة الأمانة | في طريقة بضاعة الأمانة، تُرسل البضائع إلى الوكيل (المستلم)، ولكن يظل المودع (المورّد) هو مالك البضائع حتى يتم بيعها. تقلل هذه الطريقة من المخاطر بالنسبة لتجار التجزئة لأنهم يدفعون فقط مقابل المخزون الذي يبيعونه. |
إكمال عمليات جرد المخزون
للتأكد من تطابق سجلاتك مع المخزون المتوفر لديك، يمكنك التحقق من مخزونك فعليًا بانتظام. يُعد التحقق من المخزون، والذي يُعرف أيضاً بجرد المخزون، ممارسة أساسية لأي نشاط تجاري يتعامل مع السلع المادية. تعتبر الإدارة الدقيقة للمخزون أمرًا مهمًا لنجاح النشاط التجاري لمساعدتك في التأكد من توفر مخزون كافٍ لتلبية طلبات العملاء، وتحديد المشكلات ومنعها، مثل السرقة أو الفقدان، ومعرفة معلومات قيّمة للتخطيط.
فيما يلي الخطوات الأساسية لإرشادك خلال عملية جرد المخزون:
- التخطيط: حدد متى سيتم إجراء جرد المخزون، ومَن سيقوم به، وما هي المناطق أو العناصر التي سيتم جردها. من الأفضل غالباً إجراء عمليات جرد المخزون خلال فترات الهدوء أو عند إغلاق النشاط التجاري لتجنب الاختلافات الناتجة عن المبيعات التي تحدث أثناء الجرد.
- التنظيم: تأكد من تنظيم مخزونك جيدًا. ضع ملصقات على جميع العناصر ورتبها بطريقة يسهل جردها. رتّب العناصر حسب النوع أو الموقع أو بأي طريقة أخرى مناسبة لنشاطك التجاري.
- إعداد أدواتك: استخدم أدوات أو برامج إدارة المخزون لتبسيط العملية. يمكنك استخدام القلم والورقة، أو جدول بيانات، أو برامج متخصصة في إدارة المخزون. يمكن أن تعمل ماسحات الباركود الضوئية أيضًا على تسريع العملية وتقليل الأخطاء.
- الجرد: دوّن كل عنصر بعناية وسجل الكمية. غالبًا ما يكون من الجيد إشراك شخصين - أحدهما للجرد والآخر للتسجيل. تأكد من التحقق من جميع المناطق التي قد يُحتفظ فيها بالمخزون، بما في ذلك مناطق التخزين، وأرضيات المتجر، وأي مواقع خارجية.
- الجرد مرة أخرى: قم بإجراء جرد ثانٍ للتحقق. وهذا مهم بشكل خاص للعناصر التي يوجد بها اختلافات بين الكمية المجرودة والكمية المسجلة في نظامك.
- تحديث سجلاتك: بعد اكتمال الجرد والتحقق منه، قم بتحديث سجلات مخزونك بالكميات الجديدة.
- التحليل: قارن نتائج جرد المخزون بسجلات مخزونك. إذا كانت هناك اختلافات كبيرة، فقد ترغب في التحقيق في الأسباب المحتملة. يمكن أن يبرز هذا مشكلات مثل السرقة، أو التلف، أو وضع العناصر في غير مكانها الصحيح، أو وجود أخطاء في سجلات المشتريات أو المبيعات.
- التكرار بانتظام: تحقق من مخزونك بانتظام. يعتمد تكرار عمليات التحقق من المخزون على نوع وحجم نشاطك التجاري. تجري بعض الأنشطة التجارية عمليات جرد كاملة للمخزون سنويًا، مع إجراء عمليات تحقق أصغر على العناصر ذات القيمة العالية بشكل متكرر.