Tìm hiểu về yếu tố kích hoạt trong Shopify Flow

Yếu tố kích hoạt là sự kiện bắt đầu dòng công việc và thể hiện tập dữ liệu ban đầu mà dòng công việc sử dụng để thông báo các điều kiện của dòng công việc. Về cơ bản, đó là bước đầu tiên hoặc sự kiện khởi phát để khởi chạy quá trình tự động hóa.

Mỗi dòng công việc chỉ có thể có 1 bước yếu tố kích hoạt.

Chọn yếu tố kích hoạt cho dòng công việc

Có nhiều yếu tố kích hoạt khác nhau để lựa chọn nhằm bắt đầu dòng công việc, do đó việc chọn yếu tố kích hoạt phù hợp nhất đồng nghĩa với việc dòng công việc có khả năng chạy thành công cao nhất.

Khi quyết định chọn yếu tố kích hoạt để bắt đầu dòng công việc, hãy xem xét những điểm sau dựa trên tác vụ bạn muốn dòng công việc tự động hóa:

• Cân nhắc thời điểm bạn muốn dòng công việc bắt đầu: sự kiện so với lịch trình.
• Xác nhận định nghĩa về yếu tố kích hoạt bạn đang cân nhắc.
• Cân nhắc loại dữ liệu bạn cần dòng công việc kiểm tra.

Cân nhắc thời điểm bạn muốn dòng công việc bắt đầu: sự kiện so với lịch trình

Hầu hết mọi yếu tố kích hoạt dòng công việc đều dựa trên các sự kiện cụ thể diễn ra trong cửa hàng. Các sự kiện này không có lịch trình cố định và có thể diễn ra nhiều lần trong một ngày, tùy thuộc vào hoạt động của cửa hàng. Ví dụ: nếu bạn thường thực hiện tất cả đơn hàng vào cùng một ngày trong tuần, thì dòng công việc bắt đầu bằng yếu tố kích hoạt Đã thực hiện đơn hàng có thể không chạy lần nào trong gần một tuần, rồi lại chạy nhiều lần trong một ngày khi bạn bắt đầu thực hiện các đơn hàng. Đối với nhiều tác vụ, yếu tố kích hoạt dựa trên sự kiện là lựa chọn đúng vì chúng chỉ chạy khi sự kiện liên quan diễn ra.

Tuy nhiên, đôi khi cần tự động hóa một tác vụ diễn ra theo lịch trình cố định thay vì một sự kiện cụ thể. Trong trường hợp này, phải sử dụng yếu tố kích hoạt Thời gian đã lên lịch, một yếu tố kích hoạt duy nhất để bắt đầu dòng công việc vào ngày và giờ cụ thể đã chỉ định. Cũng có thể lên lịch để dòng công việc lặp lại hằng giờ, hằng ngày, hằng tuần hoặc hằng tháng. Loại yếu tố kích hoạt này có thể hữu ích để thiết lập tự động hóa dựa trên lịch trình, chẳng hạn như tạo danh sách tất cả sản phẩm hết hàng hằng ngày và gửi email cho người quản lý hàng tồn kho.

Tầm quan trọng của việc này: Chọn đúng thời điểm cho dòng công việc là điều rất quan trọng vì thao tác này đảm bảo tính năng tự động hóa chỉ kích hoạt khi phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Nếu chọn yếu tố kích hoạt dựa trên sự kiện, thì dòng công việc sẽ bắt đầu phản hồi trực tiếp một thao tác trong cửa hàng, chẳng hạn như khách hàng đặt một đơn hàng. Nếu sử dụng yếu tố kích hoạt theo lịch trình, thì dòng công việc sẽ chạy vào những thời điểm cụ thể đã chọn, giúp có thể tự động hóa tác vụ theo khoảng thời gian đều đặn.

Xác nhận định nghĩa của yếu tố kích hoạt đang xem xét

Trong Shopify Flow, yếu tố kích hoạt mang nghĩa rất đen, với những định nghĩa cứng nhắc. Ví dụ: Các yếu tố kích hoạt Đã tạo đơn hàng và Đã tạo giao dịch của đơn hàng có vẻ như đang đề cập đến cùng một thứ, nhưng thực ra lại đề cập đến các sự kiện đơn hàng hoàn toàn khác nhau; Đã tạo đơn hàng kích hoạt khi một đơn hàng được tạo trong cửa hàng, trong khi Đã tạo giao dịch của đơn hàng kích hoạt khi một giao dịch liên quan đến thanh toán được tạo trên bất kỳ đơn hàng hiện có nào, chẳng hạn như thu hồi tiền thanh toán thủ công cho đơn hàng chưa thanh toán hoặc phát hành khoản hoàn tiền cho khách hàng.

Tầm quan trọng của việc này: Do yếu tố kích hoạt là nội dung đầu tiên mà dòng công việc tìm kiếm trước khi bắt đầu phần còn lại của lần chạy, việc có yếu tố kích hoạt chính xác đảm bảo rằng dòng công việc bắt đầu khi sự kiện chính xác xảy ra. Đừng giả định về ý nghĩa của tên yếu tố kích hoạt. Nếu 2 yếu tố kích hoạt có vẻ giống nhau, thì chắc chắn có sự khác biệt quan trọng có thể tác động đáng kể đến việc chọn yếu tố phù hợp cho dòng công việc.

Cân nhắc dữ liệu cần dòng công việc kiểm tra

Yếu tố kích hoạt xác định tập dữ liệu ban đầu mà dòng công việc có thể sử dụng khi chạy các điều kiện. Ví dụ: Khi dòng công việc bắt đầu bằng yếu tố kích hoạt Đã tạo khách hàng, dòng công việc có quyền truy cập vào thông tin của khách hàng mới, chẳng hạn như chi tiết liên hệ của khách hàng, lịch sử đơn hàng của họ và liệu họ có đồng ý nhận tài liệu tiếp thị qua email hay không. Tuy nhiên, dòng công việc sẽ không có quyền truy cập vào các loại dữ liệu khác, chẳng hạn như phương thức vận chuyển đã chọn cho đơn hàng gần nhất, vì thông tin đó được lưu trữ trong tập dữ liệu đơn hàng thay vì tập dữ liệu khách hàng.

Yếu tố kích hoạt cũng trực tiếp quyết định các điều kiện, hành động và biến nào có thể dùng trong phần còn lại của dòng công việc. Nếu một biến hoặc hành động không khả dụng, biến hoặc hành động đó sẽ không hiển thị dưới dạng tùy chọn để chọn.

Cũng cần lưu ý rằng một số dữ liệu sẽ không có sẵn ngay lập tức khi yếu tố kích hoạt xảy ra. Ví dụ: Trong hầu hết các trường hợp, nếu dòng công việc bắt đầu bằng yếu tố kích hoạt Đã tạo đơn hàng và cố gắng sử dụng biến order.fulfillmentOrders, thì dòng công việc có thể không thành công do đơn hàng chưa được hoàn tất vì mới chỉ vừa được tạo. Thay vào đó, Đã tạo sự kiện hoàn tất đơn hàng có thể là yếu tố kích hoạt phù hợp hơn để sử dụng.

Tầm quan trọng của việc này: Dòng công việc có thể thành công hoặc thất bại tùy thuộc vào dữ liệu do yếu tố kích hoạt cung cấp. Yếu tố kích hoạt đã chọn xác định chính xác chi tiết nào trong cửa hàng mà điều kiện và thao tác của dòng công việc có thể truy cập để xem xét. Nếu dữ liệu cần thiết không có trong tập dữ liệu của yếu tố kích hoạt thì dòng công việc không thể truy cập hoặc sử dụng thông tin đó để tự động hóa hoặc đưa ra quyết định. Trước khi hoàn tất dòng công việc, hãy xác nhận rằng yếu tố kích hoạt cung cấp mọi thông tin cần thiết để đạt được mục tiêu tự động hóa.

Ví dụ về các yếu tố kích hoạt dùng cho những dòng công việc phổ biến

Bảng sau đây cung cấp ví dụ về các yếu tố kích hoạt phổ biến và cách sử dụng những yếu tố này trong dòng công việc Shopify Flow.

Cũng có thể xem các ví dụ khác về dòng công việc trong Shopify Flow có sẵn dưới dạng mẫu.