Nhận hàng tồn kho trong bảng điều khiển quản trị Shopify

Bạn có thể nhận hàng tồn kho trực tiếp trong bảng điều khiển quản trị Shopify mà không cần theo dõi nhà cung cấp hoặc đơn đặt hàng bằng tính năng chuyển hàng tồn kho. Đây là giải pháp thay thế cho việc sử dụng Stocky để nhận hàng tồn kho.

Khi nhận hàng tồn kho bằng cách chuyển hàng, bạn có thể thêm hàng tồn mà không cần xác định nguồn gốc bằng cách để trống trường nơi gửi. Việc này hữu ích trong các trường hợp sau:

• Bạn nhận hàng tồn kho từ nhiều nhà cung cấp và không cần theo dõi từng lô hàng đến từ nhà cung cấp nào.
• Bạn cần ghi lại lượng hàng tồn kho đến đột xuất.
• Bạn muốn thêm hàng tồn mà không cần quản lý đơn đặt hàng phức tạp.
• Bạn nhận được các lô hàng nhỏ, thường xuyên và việc theo dõi nơi gửi không quan trọng.

Lợi ích của việc nhận hàng tồn kho trong bảng điều khiển quản trị Shopify

Việc nhận hàng tồn kho trong bảng điều khiển quản trị Shopify bằng tính năng chuyển hàng tồn kho mang lại các lợi ích sau:

• Quản lý hàng tồn kho tập trung: Quản lý mọi thứ và xem mọi hoạt động luân chuyển hàng tồn kho trong Shopify mà không cần chuyển sang ứng dụng riêng biệt.
• Tích hợp POS: Nhận hàng tồn kho trực tiếp tại các địa điểm bán lẻ bằng Shopify POS.
• Tích hợp tính năng quét: Thêm mặt hàng vào lượt chuyển hàng và nhận mặt hàng từ các lô hàng bằng bất kỳ máy quét mã vạch nào tương thích với HID (Human Interface Device).
• Tính linh hoạt: Chỉnh sửa số lượng, thêm mặt hàng hoặc thực hiện thay đổi ngay cả sau khi nhận, với dòng công việc hợp lý được thiết kế để cập nhật nhanh chóng.

So sánh tính năng chuyển hàng trong bảng điều khiển quản trị Shopify với Stocky

Xem lại bảng sau để tìm hiểu thêm về sự khác biệt giữa việc sử dụng Stocky và tính năng chuyển hàng tồn kho trong bảng điều khiển quản trị Shopify.

Tạo và nhận đơn chuyển hàng trong trang quản trị Shopify

Để nhận hàng tồn kho trong trang quản trị Shopify, hãy tạo đơn chuyển hàng không có nơi gửi, thêm các sản phẩm bạn sẽ nhận và hoàn tất quy trình nhận hàng. Hàng tồn kho của bạn sẽ được thêm vào địa điểm điểm đến và phản ánh ngay lập tức vào lượng hàng sẵn có. Tìm hiểu thêm về hoạt động chuyển hàng và lô hàng.

Các bước thực hiện:

1. Trong trang quản trị Shopify, vào Sản phẩm > Chuyển hàng.

2. Nhấp vào Tạo đơn chuyển hàng.

3. Để trống trường Nơi gửi.

4. Trong phần Điểm đến, nhấp vào Chọn điểm đến rồi chọn địa điểm bạn muốn nhận hàng tồn kho.

5. Trong phần Thêm sản phẩm, tìm kiếm sản phẩm hoặc nhấp vào Duyệt xem, sau đó thêm sản phẩm vào đơn chuyển hàng.

6. Trong cột Số lượng, nhập số lượng cho từng sản phẩm trong đơn chuyển hàng.

7. Không bắt buộc: Thêm ghi chú vào đơn chuyển hàng:

   1. Trong phần Ghi chú, nhấp vào biểu tượng .
   2. Nhập ghi chú rồi nhấp vào Lưu.

8. Không bắt buộc: Trong phần Chi tiết đơn chuyển hàng, thêm tên tham chiếu cho đơn chuyển hàng.

9. Nhấp vào Lưu.

10. Nhấp vào Đánh dấu là, sau đó nhấp vào Đang tiến hành để theo dõi quy trình nhận hàng đã bắt đầu, hoặc Đã chuyển để nhận ngay và đưa hàng tồn kho vào sử dụng tại địa điểm điểm đến.

11. Nếu bạn nhấp vào Đang tiến hành, hãy nhấp vào Nhận lô hàng.

12. Chấp nhận các mặt hàng trong lô hàng:

    • Để chấp nhận toàn bộ mặt hàng, nhấp vào Chấp nhận tất cả.
    • Để chấp nhận số lượng cụ thể, trong cột Chấp nhận, hãy nhập số lượng bạn chấp nhận cho từng sản phẩm.

13. Nhấp vào Lưu.

Nhận đơn chuyển hàng trên Shopify POS

Nếu nhận hàng tồn kho tại địa điểm bán lẻ, nhân viên của bạn có thể nhận trực tiếp các đơn chuyển hàng trên Shopify POS. Nhân viên bán lẻ có thể nhận lô hàng mà không cần quyền truy cập vào trang quản trị Shopify.

Các bước thực hiện:

1. Trong Shopify POS, chạm vào Chuyển hàng trên lưới thông minh.
2. Trên tab Đang vận chuyển, chạm vào đơn chuyển hàng bạn muốn nhận.
3. Nhận mặt hàng trong đơn chuyển hàng bằng một trong các thao tác sau:
   • Chạm vào mặt hàng trong đơn chuyển hàng bạn muốn nhận, sau đó chạm vào + để chấp nhận hoặc từ chối số lượng mặt hàng tương ứng.
   • Chạm vào Quét để sử dụng camera của thiết bị POS quét từng sản phẩm nhận được.
   • Sử dụng máy quét mã vạch để quét từng sản phẩm nhận được, hoặc cập nhật thủ công số lượng sản phẩm bạn nhận được.
4. Chạm vào Xong để hoàn tất việc kiểm tra sản phẩm đang nhận.
5. Không bắt buộc: Nếu bạn nhận được tất cả mặt hàng trong đơn chuyển hàng, bạn có thể chạm vào Chấp nhận tất cả mặt hàng để hoàn tất hàng loạt toàn bộ đơn chuyển hàng.
6. Sau khi kiểm tra từng sản phẩm trong đơn chuyển hàng, hãy chạm vào Lưu.

Chỉnh sửa và điều chỉnh đơn chuyển hàng

Khác với Stocky, bạn có thể chỉnh sửa đơn chuyển hàng sau khi tạo trong trang quản trị Shopify, thêm mặt hàng phát sinh trong quá trình nhận hàng và điều chỉnh số lượng sao cho khớp với số lượng thực nhận.

Chỉnh sửa mặt hàng và số lượng

Sau khi tạo, bạn có thể chỉnh sửa chi tiết đơn chuyển hàng. Nếu đơn chuyển hàng là bản nháp, bạn có thể điều chỉnh địa điểm nơi gửi và điểm đến, thêm hoặc xóa sản phẩm cũng như điều chỉnh số lượng. Sau khi xử lý đơn chuyển hàng, bạn không thể chỉnh sửa địa điểm nơi gửi và điểm đến nhưng vẫn có thể thêm hoặc xóa sản phẩm cũng như điều chỉnh số lượng.

Các bước thực hiện:

1. Trong trang quản trị Shopify, vào Sản phẩm > Chuyển hàng.

2. Nhấp vào đơn chuyển hàng bạn muốn chỉnh sửa.

3. Nhấp vào Chỉnh sửa.

4. Không bắt buộc: Thêm hoặc xóa sản phẩm khỏi đơn chuyển hàng:

   • Để thêm sản phẩm mới, hãy tìm kiếm sản phẩm hoặc nhấp vào Duyệt xem rồi thêm sản phẩm.
   • Để xóa sản phẩm, nhấp vào dấu x bên cạnh sản phẩm bạn muốn xóa.
   • Để điều chỉnh số lượng sản phẩm, hãy nhập số lượng cho từng sản phẩm trong cột Số lượng.

5. Nhấp vào Lưu.

Thêm mặt hàng phát sinh trong quá trình nhận hàng

Nếu phát hiện thêm mặt hàng không có trong đơn chuyển hàng ban đầu khi nhận hàng, bạn có thể thêm các mặt hàng đó vào đơn chuyển hàng. Mặt hàng được thêm sẽ có số lượng dự kiến là 0 và số lượng đã nhận theo giá trị bạn nhập.

Các bước thực hiện:

1. Trong trang quản trị Shopify, vào Sản phẩm > Chuyển hàng.

2. Nhấp vào đơn chuyển hàng bạn muốn nhận.

3. Nhấp vào Nhận lô hàng.

4. Nhấp vào Thêm mặt hàng.

5. Tìm kiếm và chọn các sản phẩm phát sinh.

6. Trong cột Chấp nhận, nhập số lượng đã nhận đối với các mặt hàng mới.

7. Nhấp vào Lưu.

Điều chỉnh số lượng và xử lý chênh lệch

Bạn có thể chỉnh sửa số lượng mặt hàng đã chấp nhận hoặc từ chối để điều chỉnh, trong lúc nhận hàng ban đầu hoặc khi quay lại lô hàng đã nhận sau đó. Nếu nhận được số lượng khác với dự kiến, bạn không cần điều chỉnh hay sửa đổi. Bạn có thể nhập số lượng thực nhận.

Các bước thực hiện:

1. Trong trang quản trị Shopify, vào Sản phẩm > Chuyển hàng.

2. Nhấp vào đơn chuyển hàng bạn muốn nhận hoặc chỉnh sửa.

3. Nhấp vào Nhận lô hàng. Nếu đã nhận lô hàng, nhấp vào … rồi nhấp vào Nhận lô hàng.

4. Chấp nhận và từ chối mặt hàng trong lô hàng:

   • Để chấp nhận toàn bộ mặt hàng trong lô hàng, nhấp vào Chấp nhận tất cả.
   • Để chấp nhận số lượng cụ thể, trong cột Chấp nhận, hãy nhập số lượng bạn chấp nhận cho từng sản phẩm. Nếu nhận được nhiều hơn dự kiến, hãy nhập số lượng cao hơn. Nếu nhận được ít hơn dự kiến, hãy nhập số lượng thực nhận. Nếu không nhận được mặt hàng nào, hãy nhập 0.
   • Để từ chối toàn bộ mặt hàng trong lô hàng, nhấp vào Từ chối tất cả.
   • Để từ chối số lượng cụ thể, trong cột Từ chối, hãy nhập số lượng bạn từ chối cho từng sản phẩm.

5. Nhấp vào Lưu.

Các tình huống nhận hàng tồn kho phổ biến

Tham khảo các tình huống sau để biết cách sử dụng đơn chuyển hàng cho những tình huống nhận hàng tồn kho khác nhau, từ lô hàng thông thường của nhà cung cấp đến những đợt giao hàng phát sinh và quy trình nhận hàng tại địa điểm bán lẻ.

Tình huống 1: Các chuyến giao hàng thường xuyên từ nhà cung cấp

Nếu nhận lô hàng từ nhà cung cấp thường xuyên 2-3 lần mỗi tuần, hãy tạo đợt chuyển hàng và để trống nơi gửi, đặt điểm đến là kho chính, thêm mặt hàng từ phiếu đóng gói của nhà cung cấp, và nhận hàng tồn kho khi hàng đến.

Tình huống 2: Nhiều nhà cung cấp trong một ngày

Nếu nhận lô hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau trong một ngày, bạn có thể tạo một đợt chuyển hàng cho tất cả mặt hàng và thêm ghi chú như Multiple suppliers - refer to packing slips, hoặc tạo các đợt chuyển hàng riêng biệt và sử dụng mã tham chiếu để xác định từng nhà cung cấp. Có thể lựa chọn dựa trên việc bạn có cần theo dõi riêng từng đợt chuyển hàng cho hồ sơ của mình hay không.

Tình huống 3: Giao hàng ngoài dự kiến

Nếu có lô hàng đến mà không nằm trong dự kiến hoặc không có trong hồ sơ, hãy tạo đợt chuyển hàng và để trống nơi gửi, thêm các mặt hàng khi mở kiện hàng, và trong trường ghi chú, thêm thông tin như Unexpected delivery - [date]. Bạn có thể nhận các mặt hàng này để thêm vào hàng tồn kho.

Tình huống 4: Nhận hàng tại địa điểm bán lẻ

Nếu nhân viên bán lẻ cần nhận hàng tồn kho tại cửa hàng thực tế, hãy tạo đợt chuyển hàng trong Shopify admin, hoặc nhân viên có thể tạo đợt chuyển hàng trong ứng dụng Shopify POS. Đặt điểm đến là địa điểm bán lẻ, sau đó dùng ứng dụng Shopify POS để quét và nhận sản phẩm. Hàng tồn kho của bạn sẽ có sẵn ngay để bán.

Tình huống 5: Các lô lớn

Đối với các lô nhận hàng lớn, hãy sử dụng POS với máy quét mã vạch để nhập nhanh nhất, hoặc dùng chức năng tìm kiếm hay duyệt trong Shopify admin để thêm sản phẩm hàng loạt, hoặc cân nhắc chia các lô thành nhiều đợt chuyển hàng để giúp sắp xếp hàng tồn kho.

Thực hành tốt nhất để nhận hàng tồn kho

Tuân theo những thực hành tốt nhất này để đảm bảo việc nhận hàng tồn kho trong Shopify admin diễn ra chính xác và hiệu quả.

Nhận hàng hiệu quả

• Sử dụng mã tham chiếu: Thêm mã tham chiếu, như số phiếu đóng gói hoặc ngày, để giúp xác định các đợt chuyển hàng sau này.
• Gộp các lô sản phẩm tương tự: Nếu nhận nhiều lô hàng trong một ngày, hãy cân nhắc xem nên tạo một hay nhiều đợt chuyển hàng.
• Kiểm tra số lượng cẩn thận: Kiểm tra lại số lượng trong quá trình nhận hàng để giữ cho dữ liệu hàng tồn kho luôn chính xác.
• Thêm ghi chú: Sử dụng trường ghi chú để ghi lại mọi thông tin quan trọng về lô hàng.

Độ chính xác của dữ liệu hàng tồn kho

• Nhận hàng nhanh chóng: Nhận các đợt chuyển hàng ngay khi hàng tồn kho đến để giữ cho số lượng hàng sẵn có chính xác.
• Xử lý sai lệch ngay lập tức: Nếu nhận được số lượng khác với dự kiến, hãy điều chỉnh ngay trong quá trình nhận hàng thay vì để sau.
• Đánh giá thường xuyên: Kiểm tra định kỳ lịch sử chuyển hàng để phát hiện các xu hướng hoặc vấn đề.

Dòng công việc của nhóm

• Đào tạo nhóm của bạn: Đảm bảo nhân viên nhận hàng tồn kho biết cách sử dụng chuyển hàng, đặc biệt là trong POS.
• Đặt kỳ vọng: Thống nhất trong nhóm thời điểm đánh dấu các đợt chuyển hàng là đang tiến hành so với đã chuyển.
• Ghi chép lại quy trình: Viết lại dòng công việc nhận hàng để mọi người đều tuân theo các bước giống nhau.

Khắc phục sự cố khi nhận hàng tồn kho

Nếu gặp vấn đề khi nhận hàng tồn kho, các giải pháp sau có thể giúp giải quyết sự cố phổ biến về chuyển hàng, chỉnh sửa, chênh lệch số lượng và quyền truy cập POS.

Chuyển hàng tự động được đánh dấu là đã hoàn tất

Khi nhận tất cả mặt hàng trong một đợt chuyển hàng, quá trình sẽ tự động hoàn tất. Đây là hoạt động bình thường.

Mắc lỗi trong quá trình nhận hàng

Có thể chỉnh sửa số lượng trong lô hàng đã nhận để sửa đổi. Đối với lô hàng đã nhận các mặt hàng, nhấp vào …, sau đó nhấp vào Nhận lô hàng. Điều chỉnh số lượng chấp nhận hoặc từ chối rồi nhấp vào Lưu. Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo Điều chỉnh số lượng và xử lý chênh lệch.

Nhân viên không thể xem đợt chuyển hàng trong POS

Xác nhận rằng nhân viên có quyền quản lý hàng tồn kho, điểm đến chuyển hàng đã được đặt thành địa điểm của họ, họ đang dùng phiên bản ứng dụng Shopify POS mới nhất và đợt chuyển hàng đã được lưu chứ không phải lưu làm bản nháp.

Theo dõi thông tin nhà cung cấp

Sử dụng trường ghi chú hoặc mã tham chiếu để ghi lại thông tin nhà cung cấp. Hệ thống không theo dõi nơi gửi như một địa điểm, nhưng có thể giữ ghi chú cho hồ sơ của bạn. Nếu cần theo dõi nhà cung cấp hoặc kho cụ thể dưới dạng địa điểm trong Shopify, có thể tạo đợt chuyển hàng có nơi gửi xác định.

Lên lịch chuyển hàng định kỳ

Shopify không hỗ trợ chuyển hàng theo lịch hoặc định kỳ. Hãy tạo đợt chuyển hàng mới mỗi khi nhận hàng tồn kho.

Liên hệ với Bộ phận Hỗ trợ Shopify

Khi liên hệ với Bộ phận Hỗ trợ Shopify về việc nhận hàng tồn kho, hãy cho biết bạn đang chuyển từ đơn đặt hàng Stocky để được hỗ trợ nhanh chóng.