Dự báo đơn hàng

Dự báo nhu cầu là quá trình ước tính số lượng đơn hàng mà doanh nghiệp sẽ nhận được trong vài tuần hoặc vài tháng tới. Quá trình này cần tính đến các chương trình khuyến mãi hoặc giảm giá, các đợt ra mắt sản phẩm mới và những sản phẩm ngừng kinh doanh. Việc chuẩn bị sẵn sàng cho những biến động về lượng đơn hàng trung bình giúp tiết kiệm chi phí, duy trì trải nghiệm khách hàng tích cực và giúp dịch vụ hoàn tất đơn hàng chuẩn bị tốt cho các thay đổi về khối lượng đơn hàng.

Ví dụ: giả sử dịch vụ hoàn tất đơn hàng thường hoàn tất 100 đơn hàng mỗi tuần cho doanh nghiệp. Nếu bạn chạy một chiến dịch tiếp thị mang lại 500 đơn hàng mà không thông báo cho nhà cung cấp, dịch vụ hoàn tất đơn hàng có thể không chuẩn bị kịp để xử lý số lượng tăng thêm, dẫn đến sự chậm trễ trong việc xử lý và vận chuyển cho khách hàng. Hơn nữa, có thể bạn chưa gửi đủ hàng tồn kho cho dịch vụ hoàn tất đơn hàng. Bằng cách dự báo nhu cầu và thông báo cho dịch vụ hoàn tất đơn hàng, bạn có thể đảm bảo cả hai bên đều sẵn sàng ứng phó với các đợt tăng vọt đơn hàng dự kiến.

Lợi ích của dự báo nhu cầu

Lợi ích của dự báo nhu cầu đến từ việc chuẩn bị sẵn sàng cho các thay đổi ở mức doanh số trung bình. Cụ thể, dự báo nhu cầu mang lại những lợi ích sau:

• giúp hiểu rõ tác động của các chương trình khuyến mãi hoặc sản phẩm mới đối với tổng khối lượng đơn hàng
• hỗ trợ lên kế hoạch cho các sự kiện bán hàng quan trọng như đợt giảm giá Black Friday và Cyber Monday, đảm bảo không bỏ lỡ doanh thu
• đảm bảo khách hàng có trải nghiệm tốt nhất với thời gian giao hàng nhanh chóng vì luôn có sẵn sản phẩm và dịch vụ hoàn tất đơn hàng có đủ nguồn lực để xử lý đơn hàng nhanh chóng
• hỗ trợ đưa ra quyết định về hàng tồn kho, chẳng hạn như thời điểm cần gửi thêm hàng cho dịch vụ hoàn tất đơn hàng
• tiết kiệm chi phí bằng cách giúp tránh gửi quá nhiều hàng tồn kho cho dịch vụ hoàn tất đơn hàng, vì điều này có thể phát sinh chi phí lưu kho và giữ hàng

Bắt đầu sử dụng dự báo nhu cầu

Dù mọi doanh nghiệp đều có thể nhận được giá trị từ dự báo nhu cầu, công cụ này phát huy hiệu quả tốt nhất khi có dữ liệu lịch sử để tham khảo. Đối với doanh nghiệp chưa có lịch sử bán hàng, việc suy nghĩ về tác động từ các nỗ lực tiếp thị và những điểm có thể gây tắc nghẽn trong khâu xử lý đơn hàng sẽ giúp định hướng các quyết định kinh doanh ban đầu. Đối với doanh nghiệp đã có lịch sử bán hàng, có thể bắt đầu lập kế hoạch bằng dự báo nhu cầu chỉ với 8 tuần có đơn hàng đều đặn mỗi tuần. Sau một năm nhận đơn hàng, có thể bắt đầu dự báo theo tính thời vụ, chẳng hạn như những tháng có doanh số cao và thấp.

Trước khi bắt đầu dự báo nhu cầu, hãy thu thập càng nhiều thông tin sau về doanh nghiệp càng tốt:

• thông tin về nhu cầu trong quá khứ
  • Số lượng bán trung bình mỗi ngày, tuần, tháng là bao nhiêu?
  • Doanh nghiệp chịu những tác động mùa vụ nào?
• kế hoạch cho các chương trình khuyến mãi sắp tới
  • Những chương trình khuyến mãi nào sẽ diễn ra trong ba tháng tới?
  • Các chương trình khuyến mãi trước đây đạt kết quả gì?
• kế hoạch ra mắt hoặc ngừng cung cấp sản phẩm sắp tới

Ví dụ: doanh nghiệp mới có thể chỉ biết những thông tin sau:

• doanh số trung bình hằng ngày: 25
• doanh số trung bình hằng tuần: 178
• doanh số trung bình hằng tháng: 706
• chương trình khuyến mãi trung bình làm tăng 15% doanh số
• chương trình khuyến mãi mới sẽ bắt đầu sau ba tuần nữa, có ngân sách gấp ba lần mức trung bình và kéo dài hai ngày cuối tuần
• ngừng cung cấp một sản phẩm sau bảy tuần nữa

Trong ví dụ trên, có thể bạn cần thông báo cho dịch vụ hoàn tất đơn hàng biết rằng trong ba tuần tới, doanh số dự kiến tăng 50%, tương đương khoảng 75 đơn hàng trong hai ngày thay vì 50 đơn hàng như thường lệ. Mặc dù dịch vụ hoàn tất đơn hàng có thể không bận tâm đến việc tăng thêm 25 đơn hàng, nhưng nếu 50 doanh nghiệp của họ cùng chạy chương trình giảm giá vào cùng một dịp cuối tuần, thì sẽ có thêm 1.250 đơn hàng cần xử lý và họ có thể phải chuẩn bị trước.

Hơn nữa, chương trình khuyến mãi sẽ ảnh hưởng thế nào đến việc ngừng cung cấp sản phẩm sau bảy tuần nữa? Mặc dù sắp ngừng cung cấp, nhưng bạn có đủ hàng tồn kho để bán trong suốt bảy tuần đó, ngay cả khi đang khuyến mãi không?

Việc thông báo cho dịch vụ hoàn tất đơn hàng về dự báo nhu cầu giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và tạo điều kiện cho cả hai bên chuẩn bị cho những đợt tăng vọt về nhu cầu, cũng như những thay đổi suôn sẻ hơn trong dòng sản phẩm.

Shopify có thể giúp gì?

Cửa hàng Shopify của bạn có nhiều báo cáo bán hàng, hàng tồn kho và tiếp thị mà bạn có thể dùng để theo dõi doanh số và xu hướng đơn hàng. Tùy thuộc vào gói đăng ký của cửa hàng, bạn có quyền truy cập vào các báo cáo như Báo cáo tổng doanh số theo đơn hàng, Doanh số theo thời gian, Hàng tồn kho đã bán hằng ngày theo sản phẩm và Doanh số từ hoạt động tiếp thị.

Bạn cũng có thể sử dụng trang Phân tích của cửa hàng để thu được thông tin chuyên sâu về doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp mới thành lập, có thể bạn không cần đến tất cả các báo cáo của Shopify, vì bạn sẽ nắm rõ doanh số mà không cần tính toán nhiều. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, những báo cáo này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian tính toán các mức trung bình của cửa hàng.

Cách làm việc với dịch vụ hoàn tất đơn hàng

Bằng cách cung cấp cho họ kế hoạch dự báo nhu cầu thực tế, bạn có thể đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ xử lý đơn hàng có đủ nhân lực và nguồn lực để thực hiện đơn hàng nhanh chóng và hiệu quả. Hãy liên hệ với nhà cung cấp để hỏi xem cách tốt nhất và tần suất để cung cấp thông tin này. Một số doanh nghiệp nhận thấy việc thực hiện hằng tuần mang lại nhiều lợi ích nhất, trong khi một số doanh nghiệp nhỏ chỉ liên hệ với dịch vụ hoàn tất đơn hàng khi có thay đổi mang tính tác động lớn hơn.

Trong những mùa lễ cao điểm, tốt nhất là bạn nên thường xuyên dự báo hơn, vì hầu hết các doanh nghiệp đều có doanh số tăng mạnh mà dịch vụ hoàn tất đơn hàng phải quản lý. Trong những khoảng thời gian này, hãy dự báo kết quả hai tuần một lần và so sánh với doanh số thực tế.

Khi doanh nghiệp phát triển, việc thông báo về bất kỳ thay đổi nào đối với đơn hàng dự kiến ngày càng trở nên quan trọng, chẳng hạn như:

• bắt đầu, thay đổi hoặc kết thúc hoạt động tiếp thị qua email
• tăng hoặc giảm chi tiêu cho quảng cáo
• các sự kiện giảm giá lớn

Điều gì xảy ra khi dự báo không chính xác?

Gần như mọi dự báo đều không chính xác. Mục tiêu không phải là chính xác tuyệt đối, mà chỉ cần đủ sát để có đủ hàng tồn kho và nguồn lực nhằm thực hiện đơn hàng hiệu quả. Nhìn chung, hãy cố gắng dự báo với biên độ sai số 10-15% cho mỗi tuần trong năm. Càng dự báo nhiều, bạn sẽ càng tìm ra nhiều xu hướng. Nếu bạn liên tục dự báo doanh số thấp hơn thực tế, bạn sẽ biết cần tăng mức dự báo tiếp theo theo biên độ tương tự.

Việc đưa ra dự báo càng khách quan sẽ càng giúp tăng độ chính xác. Sử dụng công cụ phù hợp với quy mô doanh nghiệp cũng có thể mang lại hiệu quả. Bảng tính sẽ rất hữu ích khi bạn bắt đầu dự báo cho nhà cung cấp dịch vụ xử lý đơn hàng. Khi mở rộng quy mô và doanh nghiệp phát triển hơn, các báo cáo trong cửa hàng Shopify có thể giúp bạn xem và phân tích xu hướng bán hàng ở quy mô lớn hơn.