Hoàn tất đơn hàng bằng dịch vụ hoàn tất đơn hàng có ứng dụng

Khi sử dụng dịch vụ hoàn tất đơn hàng tích hợp với Shopify qua một ứng dụng, bạn có thể quản lý toàn bộ dòng công việc hoàn tất đơn hàng từ bảng điều khiển quản trị Shopify. Bạn có thể yêu cầu hoàn tất đơn hàng, theo dõi tiến độ, trao đổi với dịch vụ hoàn tất đơn hàng qua dòng thời gian của đơn hàng, hủy yêu cầu hoàn tất và khôi phục đơn hàng khi cần.

Trạng thái hoàn thiện đơn hàng sẽ tự động cập nhật khi dịch vụ hoàn tất đơn hàng xử lý. Khi cần tự thực hiện đơn hàng thay vì sử dụng dịch vụ hoàn tất đơn hàng, bạn có thể thay đổi địa điểm của đơn hàng và hoàn tất đơn hàng theo phương thức thủ công.

Các loại ứng dụng hoàn thiện đơn hàng

Ứng dụng hoàn thiện đơn hàng đồng bộ hóa với trang quản trị Shopify nên các đơn hàng sẽ cập nhật khi quá trình hoàn tất đơn hàng diễn ra. Các bản cập nhật bạn nhận được sẽ tùy thuộc vào ứng dụng:

• Dịch vụ hoàn tất đơn hàng chung: Lưu trữ hàng tồn kho, hoàn tất và gửi đơn hàng thay cho cửa hàng của bạn.
• Ứng dụng dropshipping: Một số ứng dụng tự động đánh dấu các mặt hàng là đã hoàn tất khi gửi đơn hàng. Một số khác yêu cầu bạn đặt hàng các mặt hàng của khách hàng trong ứng dụng. Hãy liên hệ với nhà phát triển ứng dụng để xác định quy trình làm việc tốt nhất.
• Ứng dụng in theo yêu cầu (Print-on-demand): Hầu hết tự động đánh dấu mặt hàng là đã hoàn tất khi đơn hàng được gửi. Hãy kiểm tra các cài đặt và quy trình làm việc được đề xuất với nhà phát triển ứng dụng.

Bạn có thể chọn một phương thức hoàn tất đơn hàng cho từng sản phẩm. Vì vậy, một đơn hàng có thể sử dụng nhiều phương thức hoàn tất khác nhau cho các mặt hàng khác nhau. Ví dụ: nếu khách hàng đặt một sản phẩm dropship và một sản phẩm bạn tự làm, người bán hàng dropship sẽ hoàn tất mặt hàng đầu tiên và bạn hoàn tất mặt hàng thứ hai.

Một số ứng dụng hoàn thiện đơn hàng cho phép kết nối tài khoản hãng vận chuyển của riêng họ, để bạn có thể tính phí khách hàng chính xác bằng mức phí mà ứng dụng tính cho bạn. Hãy kiểm tra với dịch vụ hoàn tất đơn hàng để xem họ có cung cấp tùy chọn này không. Nếu cài đặt vận chuyển chỉ dùng hồ sơ vận chuyển chung và không có mức phí khác nhau theo địa điểm, thì mọi ứng dụng hoàn thiện đơn hàng đều tự động được thêm vào cài đặt vận chuyển. Nếu không, bạn cần thêm thủ công ứng dụng vào cài đặt vận chuyển của mình.

Yêu cầu dịch vụ hoàn tất đơn hàng thực hiện đơn hàng

Khi bạn yêu cầu hoàn tất, một tin nhắn sẽ được gửi đến dịch vụ hoàn tất đơn hàng để bắt đầu lấy hàng, đóng gói và vận chuyển đơn hàng. Nếu sử dụng tính năng hoàn tất tự động, hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu khi đơn hàng đã thanh toán và bạn không cần thực hiện các bước này.

Khi yêu cầu hoàn tất đơn hàng, trạng thái hoàn thiện đơn hàng sẽ chuyển thành Đang tiến hành và bạn cần chờ phản hồi từ dịch vụ hoàn tất đơn hàng. Dịch vụ hoàn tất đơn hàng sẽ chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu, kết quả này được ghi lại trong dòng thời gian của đơn hàng. Nếu dịch vụ từ chối yêu cầu, trạng thái đơn hàng sẽ trở về Chưa hoàn tất và dịch vụ hoàn tất đơn hàng có thể gửi kèm ghi chú giải thích lý do.

Nếu các mặt hàng trong đơn hàng được nhiều dịch vụ xử lý hoặc vận chuyển trong các gói hàng khác nhau, một số mặt hàng có thể được giao cho khách hàng trước. Đơn hàng chỉ hiển thị trạng thái Đã hoàn tất sau khi toàn bộ mặt hàng đã được vận chuyển.

Các bước:

Theo dõi tiến độ hoàn tất đơn hàng

Sau khi yêu cầu hoàn tất, bạn có thể theo dõi thông tin ở hai vị trí khi mở đơn hàng:

• Mục Đang hoàn tất đơn hàng cung cấp trạng thái hoàn thiện đơn hàng và thông tin chi tiết về tiến độ hoàn tất. Ví dụ: nếu trạng thái hoàn thiện đơn hàng là Đang xử lý, thì trạng thái chi tiết sẽ cho bạn biết quá trình hoàn tất đơn hàng Đã được yêu cầu hay Đã được chấp nhận.
• Mục Dòng thời gian của đơn hàng sẽ được cập nhật khi có thay đổi về quá trình hoàn tất đơn hàng. Sử dụng dòng thời gian của đơn hàng để đọc các tin nhắn do dịch vụ hoàn tất đơn hàng gửi.

Thêm hoặc cập nhật thông tin theo dõi

Bạn có thể thêm hoặc cập nhật thông tin theo dõi cho đơn hàng bất cứ lúc nào, bất kể ai là người tạo yêu cầu hoàn tất đơn hàng. Nếu dịch vụ cung cấp thông tin theo dõi, hệ thống sẽ tự động thêm thông tin đó vào đơn hàng. Bạn cũng có thể thêm hoặc cập nhật thông tin theo dõi theo cách thủ công.

Tìm hiểu thêm về cách thêm số theo dõi vào đơn hàng đã hoàn tất.

Hủy hoàn tất đơn hàng

Bạn có thể cần hủy yêu cầu hoàn tất khi khách hàng muốn hủy hay đổi đơn hàng, hoặc khi bạn quyết định tự thực hiện đơn hàng thủ công. Các bước hủy sẽ phụ thuộc vào trạng thái hoàn thiện đơn hàng.

Hủy yêu cầu hoàn tất đơn hàng đã gửi

Nếu yêu cầu hoàn tất đã được gửi đi nhưng chưa được chấp nhận, bạn có thể hủy trực tiếp từ bảng điều khiển quản trị Shopify. Việc hủy sẽ được ghi chú trong dòng thời gian của đơn hàng và trạng thái đơn hàng sẽ chuyển thành Chưa hoàn tất.

Các bước:

1. Từ trang quản trị Shopify, vào Đơn hàng.

2. Nhấp vào đơn hàng bạn muốn hủy yêu cầu hoàn tất.

3. Nhấp vào Hủy yêu cầu.

Hủy yêu cầu hoàn tất đơn hàng đã được chấp nhận

Nếu dịch vụ hoàn tất đơn hàng đã chấp nhận yêu cầu nhưng bạn cần hủy, bạn phải gửi thông báo hủy đến dịch vụ đó và chờ phản hồi. Dịch vụ hoàn tất đơn hàng sẽ chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu hủy của bạn.

Biểu ngữ sẽ hiển thị trên đơn hàng khi yêu cầu hủy được chấp nhận hoặc từ chối:

• Đã chấp nhận yêu cầu hủy: Việc hủy này được ghi chú trong Dòng thời gian và trạng thái đơn hàng trở lại thành Chưa hoàn tất.
• Đã từ chối yêu cầu hủy: Việc từ chối này được ghi chú trong dòng thời gian của đơn hàng và dịch vụ tiếp tục quá trình hoàn tất đơn hàng. Dịch vụ hoàn tất đơn hàng có thể kèm theo tin nhắn để giải thích lý do từ chối yêu cầu.

Các bước:

1. Từ trang quản trị Shopify, vào Đơn hàng.

2. Nhấp vào đơn hàng bạn muốn hủy yêu cầu hoàn tất.

3. Nhấp vào ….

4. Nhấp vào Yêu cầu hủy.

5. Tùy chọn: Trong trường Ghi chú, nhập thông điệp gửi cho dịch vụ hoàn tất đơn hàng. Khách hàng sẽ không nhận được thông điệp này.

6. Nhấp vào Yêu cầu hủy.

Yêu cầu hủy được ghi chú trong dòng thời gian của đơn hàng và trạng thái hoàn thiện đơn hàng chi tiết chuyển thành Đã yêu cầu hủy.

Khôi phục đơn hàng về trạng thái chưa hoàn tất

Khi yêu cầu hủy hoàn tất, bạn cần chờ phản hồi từ dịch vụ hoàn tất đơn hàng. Nếu dịch vụ thực hiện việc hủy nhưng không thể cập nhật trạng thái trên Shopify, bạn có thể tự đổi trạng thái đơn hàng thành Chưa hoàn tất. Bạn phải liên hệ với dịch vụ hoàn tất đơn hàng để xác nhận đã hủy nhằm hoàn thành bước này.

Sau khi chuyển đơn hàng hoặc mục hàng về trạng thái chưa hoàn tất, hãy kiểm tra số lượng hàng tồn kho để đảm bảo thông tin chính xác.

Các bước:

1. Từ trang quản trị Shopify, vào Đơn hàng.

2. Nhấp vào đơn hàng bạn muốn khôi phục về trạng thái chưa hoàn tất.

3. Nhấp vào ….

4. Nhấp vào Chuyển về trạng thái chưa hoàn tất.

Tự hoàn tất đơn hàng thay vì sử dụng dịch vụ hoàn tất đơn hàng

Khi cần tự thực hiện thay vì sử dụng dịch vụ hoàn tất đơn hàng, bạn phải thay đổi địa điểm của mặt hàng thành địa điểm do bạn quản lý, sau đó tiến hành hoàn tất từ địa điểm mới này. Thao tác này giúp duy trì việc theo dõi hàng tồn kho chính xác và ngăn ngừa sai lệch giữa bảng điều khiển quản trị Shopify với dịch vụ hoàn tất đơn hàng.

Thao tác này có thể hữu ích trong các trường hợp sau:

• Dịch vụ hoàn tất đơn hàng tạm thời không khả dụng.
• Bạn cần hoàn tất gấp một đơn hàng từ hàng tồn kho của riêng mình.
• Hàng tồn kho của dịch vụ hoàn tất đơn hàng không đồng bộ và bạn cần đánh dấu đơn hàng là đã hoàn tất theo cách thủ công.
• Bạn muốn tự tay xử lý một đơn hàng đặc biệt.

Nếu bạn thường xuyên phải tự thực hiện đơn hàng, có hai lựa chọn để sắp xếp hàng tồn kho:

• Lưu trữ hàng tồn kho tại địa điểm của bạn (được khuyên dùng để kiểm soát thủ công): Chuyển hàng tồn kho đến một địa điểm do bạn kiểm soát, chẳng hạn như cửa hàng bán lẻ hoặc kho. Việc này cho phép bạn đánh dấu các đơn hàng là đã hoàn tất trong trang quản trị Shopify, thực hiện quy trình đảm bảo chất lượng và sử dụng bất kỳ ứng dụng nào để tạo lần hoàn tất đơn hàng. Tìm hiểu thêm về cách quản lý hàng tồn kho tại nhiều địa điểm.
• Làm việc với dịch vụ hoàn tất đơn hàng: Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng để xác nhận rằng họ đã được thiết lập để tạo lần hoàn tất đơn hàng trực tiếp. Sau khi họ tạo lần hoàn tất đơn hàng, bạn vẫn có thể cập nhật thông tin theo dõi.

Trước khi thay đổi địa điểm của đơn hàng, hãy xem lại trạng thái hoàn tất đơn hàng:

• Nếu việc hoàn tất đơn hàng chưa được yêu cầu, bạn có thể thay đổi trực tiếp địa điểm.
• Nếu việc hoàn tất đơn hàng đã được yêu cầu nhưng chưa được chấp nhận, hãy hủy yêu cầu hoàn tất đơn hàng trước, sau đó mới thay đổi địa điểm.
• Nếu việc hoàn tất đơn hàng đã được chấp nhận, hãy yêu cầu hủy và đợi dịch vụ hoàn tất đơn hàng chấp nhận trước khi thay đổi địa điểm.