Shopify POS ile envanter sayımı planlama

Planlı bir envanter sayımı, mağazanızdaki stoğun Shopify yöneticinizde kayıtlı olanla eşleştiğini teyit etmenize yardımcı olur. Envanteri düzenli olarak saymak; kayıpları belirlemenize, takip hatalarını yakalamanıza ve online ile mağaza içi kanallarınızın doğruluğunu korumanıza yardımcı olabilir.

Bu sayfada bir sayım yönteminin nasıl seçileceği, sayımın nasıl planlanıp hazırlanacağı, sayımın birden fazla cihazda nasıl gerçekleştirileceği ve sonrasında ayarlamalar için nasıl mutabakat sağlanacağı açıklanmaktadır. Adım adım Hızlı sayım iş akışı için Shopify POS'ta envanter adetlerini değiştirme bölümüne başvurun.

Stocky'den geçiş yapıyor ve Shopify'da ilk sayımınızı planlıyorsanız Stocky'den Shopify envanter yönetimine geçiş yapma bölümüne başvurun.

Envanter sayımı yöntemleri

Envanteri saymak için aşağıdaki iki yöntemi birleştirebilirsiniz:

• Shopify POS'te hızlı sayım: Personel bir Shopify POS cihazında ürünleri tarar veya arar ve eldeki miktarı girer. Bu yöntem mağaza içi sayımlar için idealdir. Ayrıntılar için Shopify POS'te envanter adetlerini değiştirme bölümüne bakın.
• Shopify yöneticisinde envanter düzeltmeleri: Shopify yöneticisindeki personel, Envanter sayfasında adetleri düzeltebilir veya bir CSV dosyasını içe aktarabilir. Bu yöntem toplu güncellemeler ve mağaza içi sayımdan sonra mutabakat sağlamak için idealdir. Ayrıntılar için Envanter adetlerini düzeltme ve CSV dosyası ile envanteri içe ve dışa aktarma bölümlerine bakın.

Yaygın bir yaklaşım, mağaza içi personelin Hızlı sayım ile sayım yapması ve ardından merkez ofisin Shopify yöneticisindeki düzeltmeleri inceleyerek mutabakat sağlamasıdır.

Envanter sayımı zamanlaması

Sayımı mağazanızın saatlerine ve personeline göre planlayabilirsiniz. İşletme operasyonlarınız için aşağıdaki seçeneklerden hangisinin en uygun olduğunu değerlendirin:

• Kapanıştan sonra: Satışlar duraklatıldığı için sayımlar doğru kalır.
• Açılıştan önce: Mağaza sakindir ancak sayım beklenenden uzun sürerse çalışma saatlerine sarkabilir.
• Bölgelere göre birden fazla güne yayma: Daha büyük mağazalar için faydalıdır. Tek bir güne aşırı yüklenilmemesi için her vardiya farklı bir bölgenin sayımını yapar.
• Sayım için mağazayı kapatma: Sayım sırasında satış yapılmadığı için en doğru seçenektir ancak mağaza, kapalı olduğu süre boyunca gelir kaybedebilir.

Katalog boyutuna göre tahmini süre ve personel

Süreyi ve personeli mağaza düzenine, ürün karmaşıklığına ve personelin barkod tarayıcı kullanıp kullanmadığına göre ayarlayın. Aşağıdaki tablodaki tahminler, envanter sayımlarını planlamaya yardımcı olacak başlangıç noktalarıdır.

Envanter sayımı sıklığı

Hangi sıklıkta sayım yapacağınız; katalog boyutunuza, kayıp riskine ve mağaza karmaşıklığına bağlıdır. İşletme operasyonlarınız için aşağıdaki seçeneklerden hangisinin en uygun olduğunu değerlendirin:

• Üç ayda bir: Çoğu perakendeci için uygundur.
• Aylık: Kaybolmaya veya çalınmaya daha yatkın, küçük, yüksek değerli ürünler gibi kayıp oranı yüksek kategoriler için önerilir.
• Dönüşümlü haftalık sayımlar: Bazı perakendeciler, mağaza genelinde tam bir envanter sayımı yapmadan tüm kataloğun kapsanması için her hafta farklı bir bölgeyi sayar.

Düzenli aralıklarla yapılan tutarlı envanter sayımları, nadiren yapılan kusursuz sayımlardan daha değerlidir.

Envanter sayımına hazırlık

Envanter sayımından önce sisteminizi ve ekipmanınızı hazırlamak, beklemedeki etkinliklerin veya hazır olmayan cihazların neden olduğu tutarsızlıkları önlemeye yardımcı olabilir.

Sisteminizi hazırlayın

Sayımdan önce sisteminizi aşağıdaki şekillerde hazırlayın:

• Tüm envanter hareketlerinin yöneticinize yansıması için beklemedeki siparişleri, aktarımları ve kargoları tamamlayın.
• Teslim alınan kargoları işleyin ve bunları Shopify yöneticinizde teslim alındı olarak işaretleyin.
• Uygulamayı açıp son satışların gösterildiğini doğrulayarak tüm Shopify POS cihazlarını senkronize edin.
• Tam sayımdan önce bariz uyuşmazlıkları yakalamak için yöneticinizdeki Eldeki miktar ile fiziksel stoku karşılaştırarak birkaç ürünü rastgele kontrol edin.

Ekipmanınızı ve ekibinizi hazırlayın

Sayımdan önce ekipmanınızı ve ekibinizi aşağıdaki şekillerde hazırlayın:

• Shopify POS cihazlarınızı ve desteklenen barkod tarayıcıları şarj edin.
• Personeli mağazanızın raflar veya depo bölümleri gibi fiziksel alanlarına göre bölgelere atayın. Bu bölgeleri resmileştirmek için bölme konumlarını kullanabilirsiniz.
• Cihazın bulunamayabileceği bölgeler için yedek sayım sayfaları yazdırın.
• Kataloğunuzu barkodu eksik olan veya barkod etiketleri hasar görmüş ürünler için inceleyin ve sayımdan önce etiketleri yeniden yazdırın. Etiketleri yeniden yazdırmak için Retail Barcode Labels uygulamasını kullanabilirsiniz.

Envanter sayımını birden fazla cihazda yürütme

Daha büyük kataloglarda personelin aynı anda birden fazla Shopify POS cihazında sayım yapmasını sağlayabilirsiniz. Her Hızlı sayım oturumu en fazla 1.000 varyasyonu destekler; bu nedenle her oturumu bir bölge tamamlanır tamamlanmaz göndermeyi ve ardından sonraki bölge için yeni bir oturum başlatmayı planlayın.

Çift sayımı ve gözden kaçan ürünleri önlemek için aşağıdaki yönergeleri kullanın:

• Her personele alfabetik sıraya göre değil, fiziksel düzene göre belirli bir bölge atayın. Sayımın tek bir fiziksel turda yapılması, personelin aynı alana geri dönmesini önler.
• Her oturumu bölge tamamlanır tamamlanmaz gönderin. Gönderilen oturumlar anında Shopify yöneticinizle senkronize edilir.
• Hangi bölgelerin sayıldığını takip edebilmek için basılı bölge atama sayfalarını saklayın.

Shopify POS veya online mağazanızda bir satış tamamlandığında envanter gerçek zamanlı olarak düzeltilir. Bir Hızlı sayım oturumu gönderdiğinizde, miktar sayılanla eşleşecek şekilde düzeltilir. Personelin bir ürünü saydığı zaman ile oturumun gönderildiği zaman arasında bir satış gerçekleşirse düzeltmede küçük bir tutarsızlık gösterilir. Bunu en aza indirmek için kapalı saatlerde veya trafiğin düşük olduğu dönemlerde sayım yapın ve bölge tamamlandıktan hemen sonra her oturumu gönderin.

Sayımdan sonra envanter mutabakatı sağlama

Personel Hızlı sayım oturumlarını gönderdikten sonra, düzeltmeleri inceleyebilir ve Shopify yöneticinizdeki Envanter düzeltme değişiklikleri raporunu kullanarak tutarsızlıkları takip edebilirsiniz.

Adımlar:

1. Envanter düzeltme değişiklikleri raporunu açın.
2. Raporu envanter sayımının tarihine göre filtreleyin.
3. Her konum için düzeltmeleri inceleyin.
4. Farkı %5'ten büyük olan tüm varyasyonlar için yeni miktarı doğrulamak amacıyla ürünü fiziksel olarak yeniden sayın.

Mutabakat sağladıktan sonra, bir sonraki envanter sayımınızı planlayabilirsiniz. Sıklık önerileri için Sayım sıklığı bölümüne bakın.

Birden çok konum genelinde sayımları koordine etme

Birden fazla konum işletiyorsanız envanter sayımlarının nasıl sıralanacağını ve sayım aralığı boyunca aktarımların nasıl yönetileceğini planlamak için aşağıdaki yönergeleri kullanın:

• Aynı gün sayımları: Tüm konumları aynı gün içinde saymak, belirli bir zamandaki toplam envanterinizin doğru bir anlık görüntüsünü sunar. Bu yaklaşım daha fazla personel gerektirir ancak en net raporu sağlar.
• Kademeli sayımlar: Hafta boyunca tek seferde bir konumu saymak ekibiniz için daha kolaydır ancak arada aktarımlar gerçekleşirse envanter, sayımı yapılmış ve yapılmamış konumlar arasında yer değiştirebilir.
• Konumlar arası aktarımları duraklatma: Sayım aralığı boyunca konumlar arası aktarımları duraklatmak, aynı ürünlerin hem menşe hem de varış yeri konumlarında sayılmasını önlemeye yardımcı olabilir.

Konumları karşılaştırırken eşleşen tutarsızlıkları inceleyin. Bir konumda pozitif, başka bir konumda ise negatif bir fark olması genellikle bu konumlar arasında kaydedilmemiş bir aktarım yapıldığını gösterir.

Doğru bir envanter sayımı için ipuçları

Doğru bir envanter sayımı için aşağıdaki en iyi uygulamaları inceleyin:

• Barkod tarayıcıları kullanma: Tarayıcılar, varyasyonları isme göre aramaktan daha hızlı ve daha hatasız çalışır. Tarayıcının kullanılamadığı durumlarda cihazınızın kamerası yedek olarak işlev görür. Ayrıntılar için Barkod tarayıcısı seçme bölümüne bakın.
• Hızlı sayım yönetilen cihazlarda çalışır: Cihazlarınız bir mobil cihaz yönetimi (MDM) aracıyla kiosk modunda kilitlenmiş olsa bile Hızlı sayım özelliği kullanılmaya devam eder.
• Cihaz donduğunda işleme devam etme: Shopify POS'u yeniden başlatın. Önceden gönderilmiş olan tüm oturumlar, Shopify yöneticinizle güvenli bir şekilde senkronize edilir.
• Cihaz arızalandığında işleme devam etme: Başka bir Shopify POS cihazına geçiş yapın. Gönderilen ilerleme durumu korunur ve arızalanan cihazın kaldığı yerden sayıma devam edebilirsiniz.
• Bir ürünün sayım durumunu kontrol etme: Herhangi bir ürünün mevcut oturumda sayılıp sayılmadığını doğrulamak için Hızlı sayım özelliğinde ilgili ürünü tarayın veya arayın.
• Takip edilmeyen ürünleri kağıda not alma: Sayım sırasında Shopify POS'ta bir ürün bulunamazsa bu ürün konumunuza atanmamış olabilir. Bunu not edin ve sayım tamamlandıktan sonra Shopify yöneticinizde ürünü ilgili konuma atayın.