Prognozowanie zamówień

Prognozowanie popytu polega na szacowaniu, ile zamówień otrzyma Twoja firma w ciągu najbliższych kilku tygodni lub miesięcy. Należy przy tym uwzględnić wszelkie promocje lub wyprzedaże, wprowadzenia nowych produktów na rynek oraz wycofania produktów. Przygotowanie na wszelkie wahania średniej liczby zamówień pozwala zaoszczędzić pieniądze, utrzymać pozytywne doświadczenie klienta, a także pomaga dostawcom usług realizacji przygotować się na zmiany w liczbie zamówień.

Załóżmy na przykład, że Twój dostawca usług realizacji zwykle realizuje 100 zamówień tygodniowo dla Twojej firmy. Jeśli uruchomisz kampanię marketingową, która przyniesie 500 zamówień, nie powiadamiając o tym swojego dostawcy, Twój dostawca usług realizacji może nie być przygotowany do obsługi dodatkowych zamówień, co może skutkować opóźnieniami w przetwarzaniu i wysyłce dla Twoich klientów. Co więcej, mogłeś(-aś) nie wysłać wystarczającej ilości zapasów do dostawcy usług realizacji. Prognozując popyt i informując dostawcę usług realizacji, możesz mieć pewność, że zarówno Ty, jak i Twój dostawca usług realizacji będziecie przygotowani na przewidywane gwałtowne wzrosty liczby zamówień.

Korzyści z prognozowania popytu

Korzyści z prognozowania popytu wynikają z przygotowania na zmiany średniego poziomu sprzedaży. W szczególności prognozowanie popytu przynosi następujące korzyści:

• pomaga zrozumieć wpływ promocji lub nowych produktów na ogólną liczbę zamówień
• pomaga w planowaniu kluczowych wydarzeń sprzedażowych, takich jak wyprzedaże w Black Friday i Cyber Monday, aby nie stracić przychodów
• zapewnia klientom możliwie najlepsze doświadczenie dzięki krótkim czasom dostawy, ponieważ produkt jest w magazynie, a dostawca usług realizacji dysponuje zasobami umożliwiającymi szybkie przetworzenie zamówienia
• pomaga w podejmowaniu decyzji dotyczących zapasów, na przykład kiedy wysłać ich więcej do dostawcy usług realizacji
• pozwala zaoszczędzić pieniądze, pomagając uniknąć wysyłania zbyt dużej ilości zapasów do dostawcy usług realizacji, co może wiązać się z kosztami utrzymania zapasów

Rozpoczęcie korzystania z prognozowania popytu

Chociaż wszystkie firmy mogą czerpać korzyści z prognozowania popytu, jest ono najcenniejsze, gdy dysponujesz pewnymi danymi historycznymi. W przypadku firm bez historii sprzedaży rozważenie potencjalnego wpływu działań marketingowych i miejsc, w których mogą wystąpić wąskie gardła w przetwarzaniu zamówień, może pomóc w podejmowaniu wczesnych decyzji biznesowych. W przypadku firm z pewną historią sprzedaży można zacząć planować działalność za pomocą prognozowania popytu zaledwie po 8 tygodniach stałej liczby cotygodniowych zamówień. Po roku przyjmowania zamówień można zacząć prognozować sezonowość, taką jak miesiące o wysokiej i niskiej sprzedaży.

Zanim zaczniesz prognozować popyt, zbierz jak najwięcej z poniższych informacji o swojej firmie:

• informacje na temat historycznego popytu
  • Jaka jest średnia wartość sprzedaży każdego dnia, tygodnia, miesiąca?
  • Jakie efekty sezonowe występują w Twojej firmie?
• plan nadchodzących promocji
  • Jakie promocje planujesz w ciągu najbliższych trzech miesięcy?
  • Jakie rezultaty przyniosły promocje w przeszłości?
• plan nadchodzących wprowadzeń lub wycofań produktów

Na przykład, jeśli jesteś nową firmą, możesz znać tylko następujące dane:

• średnia dzienna sprzedaż: 25
• średnia tygodniowa sprzedaż: 178
• średnia miesięczna sprzedaż: 706
• średnia promocja prowadzi do wzrostu sprzedaży o 15%
• nowa promocja rozpoczynająca się za trzy tygodnie, z budżetem trzykrotnie wyższym od przeciętnych promocji i trwająca dwa dni w weekend
• wycofanie produktu za siedem tygodni

W powyższym przykładzie być może będziesz musiał(a) poinformować swojego dostawcę usług realizacji, że za trzy tygodnie możesz spodziewać się 50% wzrostu sprzedaży, czyli około 75 zamówień w ciągu dwóch dni zamiast zwykłych 50. Chociaż Twój dostawca usług realizacji może nie przejmować się wzrostem sprzedaży o 25, to jeśli 50 obsługiwanych przez niego firm zorganizuje wyprzedaż w ten sam weekend, będzie to 1250 dodatkowych zamówień do przetworzenia, co może wymagać przygotowania.

Ponadto, jak promocja wpłynie na wycofanie produktu za siedem tygodni? Mimo że go wycofujesz, czy masz wystarczająco dużo zapasów na całe siedem tygodni, nawet uwzględniając promocję?

Informowanie dostawcy usług realizacji o prognozach popytu pomaga w budowaniu dobrych relacji i pozwala obu stronom przygotować się na gwałtowne wzrosty popytu oraz na płynniejsze zmiany w linii produktów.

Jak Shopify może pomóc?

Twój sklep Shopify zawiera różne raporty dotyczące sprzedaży, zapasów i marketingu, których możesz używać do śledzenia kwot sprzedaży i trendów w zamówieniach. W zależności od planu subskrypcji sklepu masz dostęp do raportów, takich jak Raport Całkowita sprzedaż według zamówienia, Sprzedaż w czasie, Zapasy sprzedane dziennie według produktu oraz Sprzedaż przypisana do marketingu.

Możesz również skorzystać ze strony Analizy swojego sklepu, aby uzyskać informacje o swojej firmie.

Jeśli Twoja firma dopiero zaczyna działalność, prawdopodobnie nie potrzebujesz wszystkich raportów Shopify, ponieważ będziesz mieć dokładne pojęcie o liczbie sprzedaży bez konieczności wykonywania wielu obliczeń. Jednak w miarę rozwoju firmy raporty te mogą zaoszczędzić Ci czas poświęcany na obliczanie średnich dla sklepu.

Jak współpracować z dostawcą usług realizacji

Przedstawiając realistyczny plan prognozowania popytu, możesz zapewnić, że Twój dostawca usług realizacji będzie dysponował odpowiednim poziomem siły roboczej i zasobów, aby szybko i sprawnie realizować Twoje zamówienia. Skontaktuj się z dostawcą usług realizacji i zapytaj, w jaki sposób i jak regularnie najlepiej przekazywać mu te informacje. Niektóre firmy uważają, że najkorzystniejsze jest robienie tego co tydzień, podczas gdy inne, mniejsze firmy, kontaktują się z dostawcą usług realizacji tylko wtedy, gdy następuje bardziej znacząca zmiana.

W szczytowych okresach świątecznych zazwyczaj najlepiej jest regularniej sporządzać prognozy, ponieważ większość firm odnotowuje wzrost sprzedaży, którym musi zarządzać dostawca usług realizacji. W tych okresach prognozuj wyniki co dwa tygodnie i porównuj je z rzeczywistymi danymi dotyczącymi sprzedaży.

W miarę rozwoju firmy coraz ważniejsze staje się informowanie o wszelkich zmianach w oczekiwanej liczbie zamówień, takich jak:

• rozpoczęcie, zmiana lub zakończenie e-mail marketingu
• zwiększenie lub zmniejszenie wydatków na reklamy
• ważne wydarzenia sprzedażowe

Co się stanie, jeśli Twoje prognozy będą nieprawidłowe?

Prawie wszystkie prognozy są nieprawidłowe. Celem nie jest idealna dokładność, ale uzyskanie wyniku na tyle bliskiego prawdy, aby zapewnić dostępność wystarczającej ilości zapasów i zasobów do sprawnej realizacji zamówień. Ogólnie rzecz biorąc, staraj się prognozować z marginesem błędu 10–15% w każdym tygodniu roku. Im więcej prognozujesz, tym więcej trendów odkryjesz. Jeśli konsekwentnie prognozujesz niższą sprzedaż, wiesz, że należy zwiększyć następną prognozę o podobny margines.

Jak największy obiektywizm w prognozach pomoże zwiększyć ich dokładność. Pomocne może być również użycie narzędzia odpowiedniego do wielkości firmy. Arkusz sprawdzi się dobrze na początku prognozowania dla dostawcy usług realizacji. W miarę skalowania i rozwoju firmy raporty w sklepie Shopify mogą pomóc w przeglądaniu i analizowaniu trendów sprzedaży na większą skalę.