Uitleg over triggers in Shopify Flow

Een trigger is de gebeurtenis die de workflow start en vertegenwoordigt de eerste set gegevens die de workflow gebruikt om de voorwaarden van de workflow te bepalen. In wezen is het de eerste stap, of de activerende gebeurtenis, die de automatisering start.

Elke workflow kan maar 1 triggerstap hebben.

Een trigger voor je workflow kiezen

Er zijn veel verschillende triggers waaruit je kunt kiezen om je workflow te starten. Door de meest geschikte trigger te selecteren, zorg je ervoor dat je workflow de beste kans heeft om succesvol te worden uitgevoerd.

Wanneer je beslist welke trigger je kiest om een workflow te starten, bekijk dan de volgende overwegingen op basis van de taak die je met de workflow wilt automatiseren:

• Bedenk wanneer je wilt dat de workflow start: gebeurtenis versus planning.
• De definitie bevestigen van de trigger die je overweegt.
• Bedenken welke gegevens de workflow moet controleren.

Bedenk wanneer je wilt dat de workflow start: gebeurtenis versus planning

Bijna alle workflowtriggers zijn gebaseerd op specifieke gebeurtenissen in je winkel. Deze gebeurtenissen hebben geen vast schema en kunnen meerdere keren per dag plaatsvinden, afhankelijk van de activiteit in je winkel. Als je bijvoorbeeld normaal gesproken al je bestellingen op dezelfde dag van de week afhandelt, kan een workflow die met de trigger Bestelling afgehandeld begint, bijna een week lang niet worden uitgevoerd en vervolgens meerdere keren op één dag, wanneer je je bestellingen begint af te handelen. Voor veel taken zijn op gebeurtenissen gebaseerde triggers de juiste keuze, omdat ze alleen worden uitgevoerd wanneer de relevante gebeurtenis plaatsvindt.

Het kan echter zijn dat je een taak wilt automatiseren die volgens een vast schema plaatsvindt in plaats van bij een specifieke gebeurtenis. In deze gevallen moet je de trigger Geplande tijd gebruiken. Dit is een unieke trigger die een workflow start op een specifieke tijd en datum die jij opgeeft. Je kunt de workflow ook zo plannen dat deze elk uur, elke dag, elke week of elke maand wordt herhaald. Dit soort trigger kan handig zijn voor het opzetten van op planning gebaseerde automatiseringen, zoals het genereren van een dagelijkse lijst van al je producten die niet op voorraad zijn en het sturen van een e-mail naar je voorraadbeheerder.

Waarom dit belangrijk is: de juiste timing voor je workflow kiezen is cruciaal, omdat dit ervoor zorgt dat de automatisering alleen wordt geactiveerd wanneer het relevant is voor je bedrijfsbehoeften. Als je een op gebeurtenissen gebaseerde trigger selecteert, start je workflow als directe reactie op een actie in je winkel, zoals een klant die een bestelling plaatst. Als je een geplande trigger gebruikt, wordt je workflow uitgevoerd op specifieke tijden die jij kiest, waardoor het mogelijk is om taken met regelmatige tussenpozen te automatiseren.

De definitie bevestigen van de trigger die je overweegt

In Shopify Flow zijn triggers heel letterlijk, met strikte definities. De triggers Bestelling aangemaakt en Bestellingstransactie aangemaakt lijken bijvoorbeeld naar hetzelfde te verwijzen, maar ze verwijzen eigenlijk naar totaal verschillende bestelgebeurtenissen. Bestelling aangemaakt wordt geactiveerd wanneer er een bestelling in je winkel wordt aangemaakt, terwijl Bestellingstransactie aangemaakt wordt geactiveerd wanneer er een betalingsgerelateerde transactie wordt aangemaakt voor een bestaande bestelling, zoals het handmatig vastleggen van een betaling voor een onbetaalde bestelling, of het verstrekken van een terugbetaling aan een klant.

Waarom dit belangrijk is: omdat de trigger het eerste is waar de workflow naar zoekt voordat de rest van de run begint, zorgt de juiste trigger ervoor dat je workflow start wanneer de juiste gebeurtenis plaatsvindt. Ga er niet vanuit dat je weet waar een triggernaam naar verwijst. Als twee triggers op elkaar lijken, is er zeker een belangrijk verschil tussen, dat een aanzienlijke invloed kan hebben op welke de juiste is om voor je workflow te gebruiken.

Bedenken welke gegevens de workflow moet controleren

Triggers bepalen de initiële dataset die de workflow kan gebruiken bij het uitvoeren van de voorwaarden. Wanneer een workflow bijvoorbeeld begint met de trigger Klant aangemaakt, heeft de workflow toegang tot de gegevens van de nieuwe klant, zoals de contactgegevens van de klant, de bestelgeschiedenis en of de klant heeft ingestemd met het ontvangen van marketingmateriaal per e-mail. De workflow heeft echter geen toegang tot andere soorten gegevens, zoals de verzendmethode die de klant heeft geselecteerd voor de meest recente bestelling, omdat dat soort informatie wordt opgeslagen in de besteldataset in plaats van in de klantendataset.

Triggers bepalen ook direct welke voorwaarden, acties en variabelen beschikbaar zijn voor gebruik in de rest van de workflow. Als een variabele of actie niet beschikbaar is, wordt deze niet weergegeven als een optie om te selecteren.

Houd er ook rekening mee dat sommige gegevens niet onmiddellijk beschikbaar zijn wanneer een trigger plaatsvindt. Als je workflow bijvoorbeeld start met de trigger Bestelling aangemaakt en je workflow de variabele order.fulfillmentOrders probeert te gebruiken, kan de workflow mislukken omdat de bestelling nog geen fulfilments heeft, omdat deze nog maar net is aangemaakt. De trigger Fulfilmentgebeurtenis aangemaakt is in dat geval misschien een geschiktere trigger.

Waarom dit belangrijk is: workflows kunnen slagen of mislukken op basis van de gegevens die beschikbaar zijn via de trigger. De trigger die je kiest, bepaalt precies welke gegevens in je winkel toegankelijk zijn voor de voorwaarden en acties van de workflow om te beoordelen. Als de gegevens die je nodig hebt niet aanwezig zijn in de dataset van de trigger, heeft je workflow geen toegang tot die informatie en kan deze niet worden gebruikt voor automatiseringen of besluitvorming. Voordat je je workflow afrondt, controleer je of de trigger alle benodigde informatie levert om je automatiseringsdoelen te bereiken.

Voorbeelden van triggers voor veelvoorkomende workflows

De volgende tabel geeft voorbeelden van veelvoorkomende triggers en hoe je ze kunt gebruiken in Shopify Flow-workflows.

Je kunt ook andere voorbeelden van workflows in Shopify Flow bekijken die beschikbaar zijn als templates.