Voorraad ontvangen in je Shopify-beheercentrum

Je kunt voorraad rechtstreeks in je Shopify-beheercentrum ontvangen zonder leveranciers of inkooporders bij te houden met behulp van voorraadoverdrachten. Dit biedt een alternatief voor het gebruik van Stocky om voorraad te ontvangen.

Wanneer je voorraad ontvangt via overdrachten, kun je voorraad toevoegen zonder de herkomst op te geven door het herkomstveld leeg te laten. Dit is handig in de volgende scenario's:

• Je ontvangt voorraad van verschillende leveranciers en hoeft niet te volgen van welke leverancier elke zending afkomstig is.
• Je moet voorraad registreren die onverwacht binnenkomt.
• Je wilt voorraad toevoegen zonder complex inkooporderbeheer.
• Je ontvangt kleine, frequente zendingen waarbij het niet belangrijk is om de herkomst te volgen.

Voordelen van voorraad ontvangen in je Shopify-beheercentrum

Het ontvangen van voorraad in je Shopify-beheercentrum met behulp van voorraadoverdrachten biedt de volgende voordelen:

• Gecentraliseerd voorraadbeheer: beheer alles en bekijk alle voorraadbewegingen in Shopify zonder over te schakelen naar een afzonderlijke app.
• POS-integratie: ontvang voorraad rechtstreeks op je winkellocaties met Shopify POS.
• Ingebouwde scanfunctie: voeg artikelen toe aan overdrachten en ontvang artikelen uit zendingen met elke HID (Human Interface Device)-compatibele barcodescanner.
• Flexibiliteit: bewerk aantallen, voeg artikelen toe of breng wijzigingen aan, zelfs na ontvangst, met een gestroomlijnde workflow die is ontworpen voor snelle updates.

Vergelijking van voorraadoverdrachten in het Shopify-beheercentrum met Stocky

Bekijk de volgende tabel voor meer informatie over de verschillen tussen het gebruik van Stocky en voorraadoverdrachten in je Shopify-beheercentrum.

Een voorraadoverdracht aanmaken en ontvangen in je Shopify-beheercentrum

Om voorraad te ontvangen in je Shopify-beheercentrum, maak je een overdracht aan zonder herkomst, voeg je de producten toe die je ontvangt en voltooi je het ontvangstproces. Je voorraad wordt toegevoegd aan je bestemmingslocatie en wordt onmiddellijk weergegeven in je beschikbare voorraad. Meer informatie over voorraadoverdrachten en -zendingen.

Stappen:

1. Ga in je Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op Overdracht aanmaken.

3. Laat het veld Herkomst leeg.

4. Klik in de sectie Bestemming op Bestemming selecteren en selecteer vervolgens de locatie waar je de voorraad wilt ontvangen.

5. Zoek in de sectie Producten toevoegen naar producten of klik op Bladeren en voeg de producten vervolgens toe aan je overdracht.

6. Voer in de kolom Aantal de aantallen voor elk product in de overdracht in.

7. Optioneel: voeg een notitie toe aan je overdracht:

   1. Klik in de sectie Notities op het pictogram .
   2. Voer een notitie in en klik vervolgens op Opslaan.

8. Optioneel: voeg in de sectie Overdrachtsgegevens een referentienaam voor je overdracht toe.

9. Klik op Opslaan.

10. Klik op Markeren als en vervolgens op In behandeling om bij te houden dat het ontvangstproces is gestart, of op Overgedragen om de voorraad onmiddellijk te ontvangen en beschikbaar te maken op de doellocatie.

11. Als je op In behandeling hebt geklikt, klik je op Zending ontvangen.

12. Artikelen in de zending accepteren:

    • Klik op Alles accepteren om alle artikelen te accepteren.
    • Voer in de kolom Accepteren de aantallen in die je voor elk product accepteert.

13. Klik op Opslaan.

Overdrachten ontvangen in Shopify POS

Als je voorraad ontvangt op je winkellocaties, kunnen je medewerkers overdrachten rechtstreeks in Shopify POS ontvangen. Winkelmedewerkers kunnen zendingen ontvangen zonder dat ze toegang tot je Shopify-beheercentrum nodig hebben.

Stappen:

1. Tik in Shopify POS op Overdrachten in het smart grid.
2. Tik in het tabblad Onderweg op de overdracht die je wilt ontvangen.
3. Ontvang de artikelen in de overdracht door een van de volgende acties uit te voeren:
   • Tik op het artikel in de overdracht dat je wilt ontvangen en tik vervolgens op + om het juiste aantal artikelen te accepteren of af te wijzen.
   • Tik op Scannen om met de camera van je POS-apparaat elk product te scannen dat je ontvangt.
   • Gebruik je barcodescanner om elk product dat je ontvangt te scannen of werk het aantal ontvangen producten handmatig bij.
4. Tik op Gereed om de controle van het product dat je ontvangt te voltooien.
5. Optioneel: als je alle artikelen in de overdracht ontvangt, kun je op Alle artikelen accepteren tikken om de hele overdracht in één keer te voltooien.
6. Nadat je elk product in de overdracht hebt gecontroleerd, tik je op Opslaan.

Overdrachten bewerken en aanpassen

In tegenstelling tot Stocky kun je in je Shopify-beheercentrum overdrachten bewerken nadat je ze hebt aangemaakt, onverwachte artikelen toevoegen tijdens het ontvangen en aantallen aanpassen zodat ze overeenkomen met wat je daadwerkelijk ontvangt.

Artikelen en aantallen bewerken

Nadat je een overdracht hebt aangemaakt, kun je de overdrachtsgegevens bewerken. Als de overdracht een concept is, kun je de herkomst- en bestemmingslocaties aanpassen, producten toevoegen of verwijderen en aantallen aanpassen. Nadat je je overdracht hebt verwerkt, kun je de herkomst- en bestemmingslocaties niet bewerken, maar je kunt nog wel producten toevoegen of verwijderen en aantallen aanpassen.

Stappen:

1. Ga in je Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op de overdracht die je wilt bewerken.

3. Klik op Bewerken.

4. Optioneel: voeg producten toe aan of verwijder producten uit je overdracht:

   • Zoek naar producten of klik op Bladeren en voeg de producten vervolgens toe.
   • Klik op de x naast de producten die je wilt verwijderen.
   • Voer in de kolom Aantal de hoeveelheid voor elk product in.

5. Klik op Opslaan.

Onverwachte artikelen toevoegen tijdens ontvangst

Als je bij ontvangst extra artikelen ontdekt die niet in de oorspronkelijke overdracht stonden, kun je die aan de overdracht toevoegen. Het artikel wordt toegevoegd met een verwacht aantal van 0 en het ontvangen aantal is de waarde die je invoert.

Stappen:

1. Ga in je Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op de overdracht die je wilt ontvangen.

3. Klik op Zending ontvangen.

4. Klik op Artikelen toevoegen.

5. Zoek en selecteer de extra producten.

6. Voer in de kolom Accepteren het ontvangen aantal voor de nieuwe artikelen in.

7. Klik op Opslaan.

Aantallen aanpassen en verschillen verwerken

Je kunt de aantallen geaccepteerde of afgewezen artikelen bewerken om correcties aan te brengen, hetzij tijdens de eerste ontvangst, hetzij door later terug te gaan naar een ontvangen zending. Als je andere aantallen ontvangt dan verwacht, hoef je geen aanpassingen of correcties aan te maken. Je kunt invoeren wat je daadwerkelijk ontvangt.

Stappen:

1. Ga in je Shopify-beheercentrum naar Producten > Overdrachten.

2. Klik op de overdracht die je wilt ontvangen of bewerken.

3. Klik op Zending ontvangen. Als de zending al is ontvangen, klik je op ... en vervolgens op Zending ontvangen.

4. Artikelen in de zending accepteren en afwijzen:

   • Klik op Alles accepteren om alle artikelen in de zending te accepteren.
   • Voer in de kolom Accepteren de hoeveelheid in die je van elk product accepteert. Als je meer hebt ontvangen dan verwacht, voer dan het hogere aantal in. Als je minder hebt ontvangen dan verwacht, voer dan het daadwerkelijk ontvangen aantal in. Als je niets hebt ontvangen, voer dan 0 in.
   • Klik op Alles afwijzen om alle artikelen in de zending af te wijzen.
   • Voer in de kolom Afwijzen de aantallen in die je voor elk product afwijst.

5. Klik op Opslaan.

Veelvoorkomende scenario's voor het ontvangen van voorraad

Bekijk de volgende scenario's om te leren hoe je overdrachten gebruikt voor verschillende situaties waarin je voorraad ontvangt, van reguliere zendingen van leveranciers tot onverwachte bezorgingen en het ontvangen van voorraad in een winkellocatie.

Scenario 1: Reguliere zendingen van leveranciers

Als je twee tot drie keer per week zendingen van je vaste leverancier ontvangt, maak dan een overdracht aan en laat de herkomst leeg, stel de bestemming in op je hoofdmagazijn, voeg de artikelen van de pakbon van je leverancier toe en ontvang de voorraad zodra deze binnenkomt.

Scenario 2: Meerdere leveranciers op één dag

Als je op één dag zendingen van verschillende leveranciers ontvangt, kun je één overdracht voor alle artikelen aanmaken en een notitie toevoegen zoals Meerdere leveranciers - zie pakbonnen, of aparte overdrachten aanmaken en referentienummers gebruiken om elke leverancier te identificeren. Je kunt zelf kiezen of je de overdrachten afzonderlijk wilt volgen voor je eigen administratie.

Scenario 3: Onverwachte bezorging

Als er een zending binnenkomt die je niet verwacht of waar je geen registratie van hebt, maak dan een overdracht aan en laat de herkomst leeg. Voeg de artikelen toe terwijl je ze uitpakt en voeg in het notitieveld context toe, zoals Onverwachte bezorging - [datum]. Je kunt de artikelen ontvangen om ze aan je voorraad toe te voegen.

Scenario 4: Ontvangen op een winkellocatie

Als je winkelmedewerkers voorraad moeten ontvangen in een fysieke winkel, maak jij de overdracht aan in je Shopify-beheercentrum of maken je medewerkers de overdracht aan in de Shopify POS-app. Stel de bestemming in op de winkellocatie en gebruik vervolgens de Shopify POS-app om producten te scannen en te ontvangen. Je voorraad is onmiddellijk beschikbaar voor verkoop.

Scenario 5: Grote batches

Gebruik voor grote ontvangstbatches POS met een barcodescanner voor de snelste invoer, of de zoek- of bladerfunctie in je Shopify-beheercentrum om producten in bulk toe te voegen. Je kunt ook overwegen de batches op te splitsen in meerdere overdrachten om de voorraadorganisatie te vergemakkelijken.

Best practices voor het ontvangen van voorraad

Volg deze best practices om te zorgen voor een efficiënte en nauwkeurige voorraadontvangst in je Shopify-beheercentrum.

Efficiënt ontvangen

• Referentienummers gebruiken: voeg een referentienummer toe, zoals een pakbonnummer of datum, om overdrachten later te kunnen identificeren.
• Vergelijkbare producten batchen: als je op een dag meerdere zendingen ontvangt, overweeg dan of je één overdracht of meerdere overdrachten aanmaakt.
• Aantallen zorgvuldig controleren: controleer de aantallen dubbel bij ontvangst om je voorraad accuraat te houden.
• Notities toevoegen: gebruik het notitieveld om belangrijke informatie over de zending vast te leggen.

Voorraadnauwkeurigheid

• Snel ontvangen: ontvang overdrachten zodra de voorraad binnenkomt om de voorraadniveaus accuraat te houden.
• Verschillen onmiddellijk verwerken: als je andere aantallen ontvangt dan verwacht, pas ze dan tijdens de ontvangst aan in plaats van later.
• Regelmatig controleren: controleer periodiek je overdrachtsgeschiedenis om patronen of problemen op te sporen.

Teamworkflows

• Je team trainen: zorg ervoor dat medewerkers die voorraad ontvangen, weten hoe ze overdrachten moeten gebruiken, vooral in POS.
• Verwachtingen scheppen: beslis als team wanneer je overdrachten markeert als ‘in behandeling’ en wanneer als ‘overgedragen’.
• Je proces documenteren: schrijf je ontvangstworkflow op zodat iedereen dezelfde stappen volgt.

Probleemoplossing voor het ontvangen van voorraad

Als je problemen ondervindt bij het ontvangen van voorraad, kunnen de volgende oplossingen je helpen veelvoorkomende problemen met overdrachten, bewerken, verschillen in aantallen en POS-toegang op te lossen.

Overdracht wordt automatisch als voltooid gemarkeerd.

Wanneer je alle artikelen van een overdracht ontvangt, wordt deze automatisch voltooid. Dit is normaal.

Fout gemaakt tijdens het ontvangen

Je kunt aantallen in een ontvangen zending bewerken om correcties aan te brengen. Klik voor de zending waarin artikelen zijn ontvangen op … en vervolgens op Zending ontvangen. Pas de geaccepteerde of afgewezen aantallen aan en klik op Opslaan. Raadpleeg Aantallen aanpassen en verschillen afhandelen voor meer informatie.

Medewerkers kunnen geen overdrachten bekijken in POS

Controleer of de medewerkers toestemming hebben om voorraad te beheren, of de bestemming van de overdracht is ingesteld op hun locatie, of ze de nieuwste versie van de Shopify POS-app gebruiken en of de overdracht is opgeslagen en niet als concept is blijven staan.

Leveranciersgegevens volgen

Gebruik het notitie- of referentienummerveld om leveranciersinformatie vast te leggen. Het systeem volgt de herkomst niet als locatie, maar je kunt notities bijhouden voor je eigen administratie. Als je specifieke leveranciers of magazijnen als locaties in Shopify wilt volgen, kun je overdrachten aanmaken met een bekende herkomst.

Terugkerende overdrachten inplannen

Shopify biedt geen ondersteuning voor geplande of terugkerende overdrachten. Maak elke keer dat je voorraad ontvangt een nieuwe overdracht aan.

Contact opnemen met Shopify Support

Wanneer je contact opneemt met Shopify Support over het ontvangen van voorraad, vermeld dan dat je migreert van Stocky-inkooporders, zodat ze je snel kunnen helpen.