Užsakymo įvykdymo laiko supratimas

Užsakymo įvykdymo laikas yra laikas nuo tada, kai klientas pateikia užsakymą, iki tada, kai įmonė jį įvykdo. Užsakymai, kuriems reikalingas pristatymas, laikomi įvykdytais, kai įmonė perduoda siuntą siuntų vežėjo paslaugai.

Užsakymo peržiūra, siuntimo etikečių spausdinimas, produktų pakavimas ir siuntų perdavimas siuntų vežėjui – visa tai sudaro užsakymo įvykdymo laiką.

Priklausomai nuo jūsų verslo, jūsų užsakymo įvykdymo laiko kontrolės galimybės skirsis. Jei užsiimate tiesioginiu perpardavimu (dropship), tuomet galite kontroliuoti tik tai, su kuriais tiekėjais dirbate ir kaip greitai pateikiate jiems savo užsakymus. Jei produktus siunčiate patys, tuomet kontroliuojate viską – nuo to, kaip greitai supakuojate produktą, iki to, kada perduodate siuntas savo siuntų vežėjams.

Jūsų užsakymo įvykdymo laikas taip pat lemia datą Įvykdyti iki, kuri rodoma užsakymų sąraše ir užsakymo informacijos puslapyje.

Užsakymo įvykdymo laiko įtaka

Greitesnis užsakymų įvykdymo laikas gali suteikti šiuos privalumus:

• Pigesnis pristatymas – galite turėti galimybę pasirinkti lėtesnius pristatymo variantus, o siuntos vis tiek bus pristatytos per priimtiną laiką.
• Didesnis klientų pasitenkinimas – kai klientas greitai gauna užsakymą, tai gali padidinti jo pasitikėjimą jūsų verslu ir suteikti teigiamos patirties. Dėl to atsiranda didesnė tikimybė, kad klientas iš jūsų užsisakys dar kartą.
• Greičiau judantis inventorius – jei produktus laikote sandėliuose, trumpesnis produktų laikymo lentynose laikas gali sumažinti sandėliavimo išlaidas.
• Efektyvesnis užsakymų įvykdymo procesas – sutrumpinę užsakymų įvykdymo laiką, galite užtikrinti, kad jūsų darbuotojai dirbtų efektyviai ir išvengtumėte nereikalingų darbo sąnaudų.

Lėtesnis užsakymų įvykdymo laikas gali sukelti šias problemas:

• Klientų aptarnavimo apkrova – klientai gali su jumis susisiekti norėdami gauti naujienų apie savo užsakymus, o atsakymas jiems gali atimti daug laiko.
• Nepateisinti lūkesčiai – kai kurie klientai gali tikėtis, kad užsakymai atvyks vos per kelias dienas. Jei verslas nepateisina jų lūkesčių, klientas gali iš jo daugiau nebeužsisakyti.
• Didesnės išlaidos – dėl neefektyvaus užsakymų įvykdymo laiko darbuotojai gali dirbti ilgiau, o produktai užimti vietą sandėlių lentynose; abu šie veiksniai verslui kainuoja daugiau.

Supraskite savo užsakymo įvykdymo laiką

Kai suprantate kiekvieną žingsnį, kurį atliekate apdorodami užsakymą, dažnai galite rasti būdų, kaip užsakymų įvykdymo procesą padaryti efektyvesnį. Nereikalingų veiksmų pašalinimas, dviejų veiksmų sujungimas į vieną arba dviejų užduočių atlikimas vienu metu gali padėti sutrumpinti užsakymo įvykdymo laiką.

1 žingsnis – sugrupuokite savo produktus

Apsvarstykite kiekvieno parduodamo produkto apdorojimo veiksmus. Jei kai kuriems produktams taikomi tie patys veiksmai, sugrupuokite juos.

Pavyzdžiui, tarkime, kad parduodate marškinėlius, kepures ir papuošalus. Norint apdoroti kepurių ir marškinėlių užsakymus, gali pakakti juos įdėti į paminkštintą voką, atspausdinti siuntimo etiketę ir atiduoti voką siuntų vežėjui. Tačiau apdorojant papuošalų užsakymus, gali tekti atlikti galutinį produkto poliravimą, įdėti jį į nedidelę papuošalų dėžutę, ją papuošti, įdėti į siuntimo dėžę, atspausdinti etiketę ir tik tada atiduoti siuntų vežėjui. Tokiu atveju turėtumėte dvi užsakymų vykdymo apdorojimo grupes.

2 žingsnis – sudarykite kiekvienos produktų grupės apdorojimo veiksmų sąrašą

Kiekvienai produktų grupei išvardykite visus veiksmus, kuriuos atliekate apdorodami tos grupės produkto užsakymą.

Pavyzdžiui, tarkime, kad parduodate savo meno kūrinių spaudinius, kuriuos pagal užsakymą spausdina vietinė spaustuvė. Jūsų užsakymų įvykdymo procesas galėtų būti toks:

1. Atidarykite el. laišką su užsakymu.
2. Peržiūrėkite pageidaujamą spaudinį, atidarykite savo el. pašto klientą ir pradėkite rašyti el. laišką vietinei spaustuvei.
3. Įkelkite spaudinio failą į el. laišką ir jį išsiųskite.
4. Sulaukite spaustuvės el. laiško su patvirtinimu, kad spaudinys paruoštas.
5. Nuvykite į spaustuvę, sumokėkite už spaudinį ir jį atsiimkite.
6. Grįžkite namo.
7. Supakuokite spaudinį.
8. Nupirkite, atspausdinkite siuntimo etiketę ir užklijuokite ją ant pakuotės.
9. Nuvykite į siuntų vežėjo iškrovimo vietą.
10. Atiduokite siuntą.

3 žingsnis – pateikite išsamią informaciją apie kiekvieną veiksmą

Papildykite veiksmus išsamia informacija, pavyzdžiui:

• Kiek laiko trunka kiekvienas veiksmas
• Bet kokie papildomi veiksmai, kuriuos Jums reikia atlikti
• Bet kokios papildomos medžiagos, reikalingos veiksmui atlikti

4 žingsnis – sukurkite užsakymų, kuriuose yra produktų iš skirtingų grupių, apdorojimo veiksmus

Pavyzdžiui, prisiminkite kepurių, marškinėlių ir papuošalų parduotuvės scenarijų iš 1 žingsnio. Reikėtų atskiro veiksmų rinkinio užsakymams, į kuriuos įeina ir kepurės, ir papuošalo pakavimas.

Sutrumpinkite užsakymų įvykdymo laiką

Kai suprasite užsakymo apdorojimo veiksmus, apsvarstykite šiuos būdus, kaip patobulinti kiekvieną procesą:

• Išskirkite veiksmus, kuriuos galima atlikti iš anksto. Pavyzdžiui, paruošti dėžę arba perkelti atsargas iš sandėlio į siuntimo stotį.
• Kiek įmanoma automatizuokite visas rankines užduotis.
• Jei naudojate siuntimo etiketes, tuomet pirkite siuntimo etiketes urmu.
• Raskite veiksmus, kuriuos galima atlikti vienu metu. Pavyzdžiui, jei norint atlikti veiksmą reikia laukti 15 minučių, apsvarstykite, ar per tą laiką nebūtų galima atlikti vėlesnio veiksmo.
• Pašalinkite visus nereikalingus veiksmus.

Pavyzdžiui, 2 žingsnyje aprašytą meno kūrinių spaudinių užsakymų įvykdymo procesą galėtumėte patobulinti šiais būdais:

• 1–3 veiksmus galima sujungti – įkelkite visus savo spaudinius į debesų kompiuterija pagrįstą failų saugyklos paslaugą, pvz., „Google Drive“ ar „Dropbox“. Suteikite vietinei spaustuvei prieigą prie spaudinių. Savo „Shopify“ administratoriuje nustatykite vietinę spaustuvę kaip pritaikytą užsakymų vykdymo paslaugą. Galiausiai, pakoreguokite „Shopify“ nuostatas, kad užsakymai būtų įvykdomi automatiškai.

  Naudojant šią sąranką, kai Jūsų parduotuvėje pateikiamas užsakymas, vietinė spaustuvė iškart gauna el. laišką su visa išsamia informacija ir gali pasiekti spaudinį per debesų kompiuterija pagrįstą failų saugyklos paslaugą.

• 8 veiksmą galima atlikti 4 veiksmo metu – kol laukiate spaustuvės el. laiško su patvirtinimu, paruoškite pakuotę atspausdindami siuntimo etiketę ir užklijuodami ją ant pakuotės.

• 6 veiksmą galima pašalinti – jei pakuotę ir etiketę paruošite prieš atsiimdami spaudinį, galėsite jį supakuoti iškart gavę, o tada važiuoti tiesiai į siuntų vežėjo iškrovimo vietą.

Atlikus minėtus pakeitimus, Jūsų užsakymų įvykdymo procesas būtų toks:

1. Atidarykite el. laišką su užsakymu.
2. Nupirkite, atspausdinkite siuntimo etiketę ir užklijuokite ją ant pakuotės.
3. Sulaukite spaustuvės el. laiško su patvirtinimu, kad spaudinys paruoštas.
4. Nuvykite į spaustuvę su pakuote, sumokėkite už spaudinį ir jį atsiimkite.
5. Užbaikite produkto pakavimą.
6. Nuvykite į siuntų vežėjo iškrovimo vietą.
7. Atiduokite siuntą.

Peržiūrėkite šį sąrašą, kad sužinotumėte apie kitus būdus, kaip automatizuoti procesus:

• Automatizuokite užsakymų apdorojimą
• Produktyvumo įrankiai „Shopify“ administratoriuje
• If This Then That (IFTTT)
• Zapier

Išnagrinėkite įvykdymo centrų parinktis

Jei užsakymų apdorojimas pačiam atima per daug laiko, apsvarstykite galimybę bendradarbiauti su įvykdymo centru. Įvykdymo centrai apdoroja ir siunčia užsakymus Jūsų vardu, todėl Jums lieka laiko susitelkti į kitas verslo sritis.

Apsvarstykite šias parinktis:

• Shopify Fulfillment Network
• Vietinių sandėlių paieška

Planuokite iš anksto

Jei planuojate išpardavimą arba valdote verslą, kuriam didelę įtaką daro metų laikas, tuomet įsitikinkite, kad Jūsų verslas yra pasirengęs didesniam užsakymų kiekiui.

Toliau pateikti keli būdai, kaip galite pasiruošti:

• Įsitikinkite, kad turite pakankamai pagalbininkų.
• Paruoškite produktus likus kelioms dienoms iki renginių.
• Įsitikinkite, kad turite pakankamai siuntimo ir pakavimo medžiagų, pvz., dėžių, lipniosios juostos, siuntimo vokų, spausdintuvo popieriaus, rašalo ir etikečių.
• Žinokite savo pagrindinio siuntų vežėjo siuntų priėmimo pabaigos laiką ir planuokite atsižvelgdami į tai. Pavyzdžiui, jei Jūsų vežėjas nepriima siuntų po 16.00 val., užbaikite visus užsakymus iki 15.30 val.

Kad būtų lengviau planuoti būsimus renginius, pasižymėkite dalykus, kurių pritrūkote, arba veiksmus, kurie užtruko ilgai. Apsvarstykite, ar didesnis personalo skaičius būtų sutrumpinęs užsakymų įvykdymo laiką, arba ar yra būdų automatizuoti bet kokias daug laiko reikalaujančias rankines užduotis.