Réception de stock dans votre interface administrateur Shopify

Vous pouvez recevoir des stocks directement dans votre interface administrateur Shopify sans avoir à suivre les fournisseurs ou les bons de commande, en utilisant les transferts de stock. Il s’agit d’une alternative à l’utilisation de Stocky pour la réception des stocks.

Lorsque vous recevez du stock à l’aide de transferts, vous pouvez ajouter du stock sans préciser sa provenance en laissant le champ d’origine vide. Cette option est utile dans les scénarios suivants :

• Vous recevez du stock de divers fournisseurs et n’avez pas besoin de savoir de quel fournisseur provient chaque envoi.
• Vous devez enregistrer le stock qui arrive de manière inattendue.
• Vous souhaitez ajouter du stock sans gestion complexe des bons de commande.
• Vous recevez de petits envois fréquents pour lesquels le suivi de l’origine n’est pas important.

Avantages de la réception de stock dans votre interface administrateur Shopify

La réception de stock dans votre interface administrateur Shopify à l’aide de transferts de stock offre les avantages suivants :

• Gestion centralisée des stocks : gérez tout et consultez tous les mouvements de stock dans Shopify sans avoir à passer à une autre appli.
• Intégration POS : recevez le stock directement dans vos points de vente physiques à l’aide de Shopify POS.
• Lecture intégrée : ajoutez des articles aux transferts et recevez des articles d’envois en utilisant n’importe quel lecteur de codes-barres compatible HID (périphérique d’interface humaine).
• Flexibilité : modifiez les quantités, ajoutez des articles ou apportez des modifications même après la réception, avec un flux de travail simplifié conçu pour des mises à jour rapides.

Comparaison des transferts de l’interface administrateur Shopify et de Stocky

Consultez le tableau suivant pour en savoir plus sur les différences entre l’utilisation de Stocky et les transferts de stock dans votre interface administrateur Shopify.

Créer et recevoir un transfert de stock dans votre interface administrateur Shopify

Pour recevoir du stock dans votre interface administrateur Shopify, créez un transfert sans origine, ajoutez les produits que vous recevez, puis terminez le processus de réception. Votre stock est ajouté à votre emplacement de destination et il est immédiatement reflété dans votre stock disponible. En savoir plus sur les transferts de stock et les envois.

Étapes :

1. Depuis votre interface administrateur Shopify, accédez à Produits > Transferts.

2. Cliquez sur Créer un transfert.

3. Laissez le champ Origine vide.

4. Dans la section Destination, cliquez sur Sélectionner une destination, puis sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez recevoir le stock.

5. Dans la section Ajouter des produits, recherchez des produits ou cliquez sur Parcourir, puis ajoutez les produits à votre transfert.

6. Dans la colonne Quantité, saisissez les quantités pour chaque produit du transfert.

7. Facultatif : ajoutez une note à votre transfert :

   1. Dans la section Notes, cliquez sur l’icône .
   2. Saisissez une note, puis cliquez sur Enregistrer.

8. Facultatif : dans la section Détails du transfert, ajoutez un nom de référence pour votre transfert.

9. Cliquez sur Enregistrer.

10. Cliquez sur Marquer comme, puis sur En cours pour indiquer que le processus de réception a commencé, ou sur Transféré pour recevoir immédiatement le stock et le rendre disponible à l’emplacement de destination.

11. Si vous avez cliqué sur En cours, cliquez sur Recevoir l’envoi.

12. Accepter les articles de l’envoi :

    • Pour accepter tous les articles, cliquez sur Tout accepter.
    • Pour accepter des quantités spécifiques, dans la colonne Accepter, saisissez les quantités que vous acceptez pour chaque produit.

13. Cliquez sur Enregistrer.

Recevoir des transferts dans Shopify POS

Si vous recevez du stock dans vos points de vente physiques, vos employés peuvent recevoir les transferts directement dans Shopify POS. Les employés des points de vente physiques peuvent recevoir des envois sans avoir besoin d’accéder à votre interface administrateur Shopify.

Étapes :

1. Dans Shopify POS, appuyez sur Transferts sur la grille intelligente.
2. Dans l’onglet En transit, appuyez sur le transfert que vous souhaitez recevoir.
3. Recevez les articles du transfert en effectuant l’une des actions suivantes :
   • Appuyez sur l’article du transfert que vous souhaitez recevoir, puis appuyez sur + pour accepter ou rejeter le nombre d’articles approprié.
   • Appuyez sur Scanner pour utiliser l’appareil photo de votre appareil POS afin de scanner chaque produit que vous recevez.
   • Utilisez votre lecteur de codes-barres pour scanner chaque produit que vous recevez, ou mettez à jour manuellement le nombre de produits reçus.
4. Appuyez sur Terminé pour finir d’examiner le produit que vous recevez.
5. Facultatif : si vous recevez tous les articles du transfert, vous pouvez appuyer sur Accepter tous les articles pour finaliser l’ensemble du transfert en bloc.
6. Après avoir examiné chaque produit du transfert, appuyez sur Enregistrer.

Modification et ajustement des transferts

Contrairement à Stocky, vous pouvez modifier les transferts après les avoir créés dans votre interface administrateur Shopify, ajouter des articles imprévus lors de la réception et ajuster les quantités pour qu’elles correspondent à ce que vous recevez réellement.

Modifier les articles et les quantités

Après avoir créé un transfert, vous pouvez modifier ses détails. Si le transfert est un brouillon, vous pouvez ajuster les emplacements d’origine et de destination, ajouter ou supprimer des produits et ajuster les quantités. Une fois que vous avez traité votre transfert, vous ne pouvez plus modifier les emplacements d’origine et de destination, mais vous pouvez toujours ajouter ou supprimer des produits et ajuster les quantités.

Étapes :

1. Depuis votre interface administrateur Shopify, accédez à Produits > Transferts.

2. Cliquez sur le transfert que vous souhaitez modifier.

3. Cliquez sur Modifier.

4. Facultatif : ajoutez ou supprimez des produits de votre transfert :

   • Pour ajouter de nouveaux produits, recherchez des produits ou cliquez sur Parcourir, puis ajoutez les produits.
   • Pour supprimer des produits, cliquez sur le x à côté des produits que vous souhaitez supprimer.
   • Pour ajuster la quantité de produits, dans la colonne Quantité, saisissez les quantités pour chaque produit.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des articles imprévus lors de la réception

Si vous découvrez des articles supplémentaires qui n’étaient pas inclus dans le transfert d’origine lors de la réception, vous pouvez les ajouter au transfert. L’article est ajouté avec une quantité attendue de 0 et une quantité reçue correspondant à la valeur que vous saisissez.

Étapes :

1. Depuis votre interface administrateur Shopify, accédez à Produits > Transferts.

2. Cliquez sur le transfert que vous souhaitez recevoir.

3. Cliquez sur Recevoir l’envoi.

4. Cliquez sur Ajouter des articles.

5. Recherchez et sélectionnez les produits supplémentaires.

6. Dans la colonne Accepter, saisissez la quantité reçue pour les nouveaux articles.

7. Cliquez sur Enregistrer.

Ajuster les quantités et gérer les différences

Vous pouvez modifier les quantités d’articles acceptées ou rejetées pour apporter des corrections, soit lors de la réception initiale, soit en revenant plus tard à un envoi reçu. Si vous recevez des quantités différentes de celles attendues, vous n’avez pas besoin de créer d’ajustements ou de corrections. Vous pouvez saisir ce que vous recevez réellement.

Étapes :

1. Depuis votre interface administrateur Shopify, accédez à Produits > Transferts.

2. Cliquez sur le transfert que vous souhaitez recevoir ou modifier.

3. Cliquez sur Recevoir l’envoi. Si l’envoi est déjà reçu, cliquez sur …, puis sur Recevoir l’envoi.

4. Acceptez et rejetez des articles dans l’envoi :

   • Pour accepter tous les articles de l’envoi, cliquez sur Tout accepter.
   • Pour accepter des quantités spécifiques, dans la colonne Accepter, saisissez les quantités que vous acceptez pour chaque produit. Si vous en avez reçu plus que prévu, saisissez la quantité la plus élevée. Si vous en avez reçu moins que prévu, saisissez la quantité réelle reçue. Si vous n’en avez reçu aucun, saisissez 0.
   • Pour rejeter tous les articles de l’envoi, cliquez sur Tout rejeter.
   • Pour rejeter des quantités spécifiques, dans la colonne Rejeter, saisissez les quantités que vous rejetez pour chaque produit.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Scénarios courants pour la réception de stock

Examinez les scénarios suivants pour savoir comment utiliser les transferts dans différentes situations de réception de stock, qu’il s’agisse d’envois réguliers de fournisseurs, de livraisons imprévues ou de réceptions dans un point de vente physique.

Scénario 1 : Envois réguliers de fournisseurs

Si vous recevez des envois de votre fournisseur habituel 2 à 3 fois par semaine, créez un transfert et laissez le champ d’origine vide, définissez la destination sur votre entrepôt principal, ajoutez les articles du bordereau d’expédition de votre fournisseur et recevez le stock à son arrivée.

Scénario 2 : plusieurs fournisseurs le même jour

Si vous recevez des envois de différents fournisseurs le même jour, vous pouvez créer un seul transfert pour tous les articles et ajouter une note telle que Fournisseurs multiples – consulter les bordereaux d’expédition, ou créer des transferts distincts et utiliser des numéros de référence pour identifier chaque fournisseur. Vous pouvez choisir en fonction de si vous avez besoin de suivre les transferts séparément pour vos propres dossiers.

Scénario 3 : Livraison imprévue

Si un envoi que vous n’attendiez pas ou dont vous n’avez aucune trace arrive, créez un transfert et laissez le champ d’origine vide, ajoutez les articles au fur et à mesure que vous les déballez et, dans le champ des notes, ajoutez un contexte tel que Livraison imprévue – [date]. Vous pouvez recevoir les articles pour les ajouter à votre stock.

Scénario 4 : réception dans un point de vente physique

Si vos employés doivent recevoir du stock dans un magasin physique, créez le transfert dans votre interface administrateur Shopify, ou vos employés peuvent créer le transfert dans l’application Shopify POS. Définissez la destination sur le point de vente physique, puis utilisez l’application Shopify POS pour scanner les produits et les recevoir. Votre stock est immédiatement disponible à la vente.

Scénario 5 : Grands lots

Pour les grands lots de réception, utilisez POS avec un lecteur de codes-barres pour une saisie plus rapide, ou la fonction de recherche ou de navigation de votre interface administrateur Shopify pour ajouter des produits en bloc, ou envisagez de diviser les lots en plusieurs transferts pour faciliter l’organisation du stock.

Bonnes pratiques pour la réception de stock

Suivez ces bonnes pratiques pour garantir une réception de stock efficace et précise dans votre interface administrateur Shopify.

Réception efficace

• Utilisez des numéros de référence : ajoutez un numéro de référence, tel qu’un numéro de bordereau d’expédition ou une date, pour vous aider à identifier les transferts ultérieurement.
• Regroupez les produits similaires : si vous recevez plusieurs envois dans une journée, déterminez s’il faut créer un seul transfert ou plusieurs.
• Vérifiez attentivement les quantités : vérifiez bien les quantités lors de la réception pour que votre stock reste exact.
• Ajoutez des notes : utilisez le champ des notes pour consigner toute information importante sur l’envoi.

Précision des stocks

• Recevez rapidement : recevez les transferts dès que le stock arrive pour que les niveaux de stock restent exacts.
• Gérez les écarts immédiatement : si vous recevez des quantités différentes de celles attendues, ajustez-les lors de la réception plutôt que plus tard.
• Examinez régulièrement : vérifiez périodiquement votre historique des transferts pour repérer des schémas ou des problèmes.

Flux de travail d’équipe

• Formez votre équipe : assurez-vous que les employés qui réceptionnent le stock savent comment utiliser les transferts, en particulier dans POS.
• Définissez les attentes : décidez en équipe quand marquer les transferts comme étant en cours plutôt que comme étant transférés.
• Documentez votre processus : décrivez par écrit votre flux de travail de réception afin que tout le monde suive les mêmes étapes.

Résolution des problèmes de réception de stock

Si vous rencontrez des problèmes lors de la réception de stock, les solutions suivantes pourraient vous aider à résoudre les problèmes courants liés aux transferts, à la modification, aux différences de quantité et à l’accès à POS.

Transfert automatiquement marqué comme terminé

Lorsque vous recevez tous les articles d’un transfert, celui-ci est automatiquement finalisé. Il s’agit d’un comportement normal.

Erreur commise lors de la réception

Vous pouvez modifier les quantités dans un envoi reçu pour y apporter des corrections. Pour l’envoi ayant reçu des articles, cliquez sur …, puis sur Recevoir l’envoi. Ajustez les quantités acceptées ou rejetées, puis cliquez sur Enregistrer. Pour en savoir plus, consultez la section Ajuster les quantités et gérer les différences.

Les employés ne peuvent pas voir les transferts dans POS.

Confirmez que les employés ont l’autorisation de gérer les stocks, que la destination du transfert est définie sur leur emplacement, qu’ils utilisent la dernière version de l’application Shopify POS et que le transfert a bien été enregistré et n’a pas été laissé à l’état de brouillon.

Suivre les informations sur les fournisseurs

Utilisez le champ des notes ou du numéro de référence pour consigner les informations sur le fournisseur. Le système ne suit pas l’origine en tant qu’emplacement, mais vous pouvez conserver des notes pour vos dossiers. Si vous devez suivre des fournisseurs ou des entrepôts spécifiques en tant qu’emplacements dans Shopify, vous pouvez créer des transferts avec une origine connue.

Planifier des transferts récurrents

Shopify ne prend pas en charge les transferts planifiés ou récurrents. Créez un nouveau transfert chaque fois que vous recevez du stock.

Contacter l’Assistance Shopify

Lorsque vous contactez l’Assistance Shopify au sujet de la réception de stock, mentionnez que vous effectuez une migration depuis les bons de commande Stocky pour que l’on puisse vous aider rapidement.