Cómo funcionan los activadores en Shopify Flow

Un activador es el evento que inicia el flujo de trabajo y representa el conjunto de datos inicial que el flujo usa para evaluar sus condiciones. En esencia, es el primer paso, o el evento detonante, que pone en marcha la automatización.

Cada flujo de trabajo puede tener solo 1 paso de activador.

Elegir un activador para el flujo de trabajo

Hay muchos activadores entre los que puedes elegir para iniciar el flujo de trabajo, así que elegir el más adecuado aumenta las probabilidades de que se ejecute correctamente.

Cuando decidas qué activador usar para iniciar un flujo de trabajo, revisa las siguientes consideraciones según la tarea que quieras automatizar con el flujo de trabajo:

• Considera cuándo quieres que se inicie el flujo de trabajo: evento frente a programación.
• Confirma la definición del activador que consideras.
• Considera qué datos debe verificar el flujo de trabajo.

Considera cuándo quieres que se inicie el flujo de trabajo: evento frente a programación

Casi todos los activadores de flujos de trabajo se basan en eventos específicos que ocurren en la tienda. Estos eventos no tienen una programación fija y pueden ocurrir varias veces al día, según la actividad de la tienda. Por ejemplo, si sueles preparar todos los pedidos el mismo día de la semana, un flujo que empieza con el activador Pedido preparado puede pasar casi una semana sin ejecutarse y luego ejecutarse varias veces en un solo día cuando empieces a preparar los pedidos. Para muchas tareas, los activadores basados en eventos son la opción correcta, porque se ejecutan solo cuando ocurre el evento pertinente.

Sin embargo, quizá quieras automatizar una tarea que ocurre según una programación en lugar de por un evento específico. En estos casos, debes usar el activador Hora programada, que es un activador único que inicia un flujo de trabajo en la fecha y hora específicas que indiques. También puedes programar que el flujo se repita cada hora, a diario, semanalmente o mensualmente. Este tipo de activador puede ser útil para automatizaciones basadas en programación, como generar una lista diaria de todos los productos agotados y enviar un correo electrónico a la persona responsable del inventario.

Por qué es importante: Elegir el momento adecuado para el flujo de trabajo es fundamental, porque garantiza que la automatización se active solo cuando sea relevante para las necesidades del negocio. Si seleccionas un activador basado en eventos, el flujo comienza como respuesta directa a una acción en la tienda, como cuando un cliente realiza un pedido. Si usas un activador programado, el flujo se ejecuta en horarios específicos que elijas, lo que permite automatizar tareas a intervalos regulares.

Confirma la definición del activador que consideras

En Shopify Flow, los activadores son muy literales y tienen definiciones estrictas. Por ejemplo, los activadores Pedido creado y Transacción de pedido creada podrían parecer que se refieren a lo mismo, pero en realidad corresponden a eventos de pedido completamente diferentes; Pedido creado se activa cuando se crea un pedido en la tienda, mientras que Transacción de pedido creada se activa cuando se crea una transacción relacionada con el pago en un pedido existente, como capturar manualmente un pago de un pedido no pagado o emitir un reembolso a un cliente.

Por qué es importante: Como el activador es lo primero que busca el flujo de trabajo antes de iniciar el resto de su ejecución, configurar el activador correcto garantiza que el flujo empiece cuando ocurra el evento adecuado. No hagas suposiciones sobre lo que indica el nombre de un activador. Si 2 activadores parecen similares, hay alguna diferencia clave entre ellos que puede impactar de forma significativa cuál es el adecuado para usar en el flujo de trabajo.

Considera qué datos debe verificar el flujo de trabajo

Los activadores determinan el conjunto de datos inicial que el flujo de trabajo puede usar al evaluar condiciones. Por ejemplo, cuando un flujo comienza con el activador Cliente creado, el flujo tiene acceso a la información del nuevo cliente, como sus detalles de contacto, su historial de pedidos y si aceptó recibir material de marketing por correo electrónico. Sin embargo, no tendría acceso a otros tipos de datos, como el método de envío que seleccionó para su pedido más reciente, porque ese tipo de información se almacena en el conjunto de datos de pedidos y no en el de clientes.

Los activadores también determinan directamente qué condiciones, acciones y variables están disponibles para usarse en el resto del flujo de trabajo. Si una variable o acción no está disponible, no se mostrará como una opción para seleccionar.

También conviene considerar que algunos datos no estarán disponibles de inmediato cuando ocurra un activador. Por ejemplo, en la mayoría de los casos, si el flujo comienza con el activador Pedido creado y trata de usar la variable order.fulfillmentOrders, el flujo podría fallar porque el pedido todavía no tiene ninguna preparación de pedidos, ya que acaba de crearse. En ese caso, podría ser más adecuado usar el activador Evento de preparación creado.

Por qué es importante: Los flujos pueden tener éxito o fallar según los datos disponibles a partir del activador. El activador que elijas determina exactamente qué información de la tienda pueden revisar las condiciones y acciones del flujo. Si los datos que necesitas no están en el conjunto de datos del activador, el flujo no podrá acceder a esa información para automatizar ni para tomar decisiones. Antes de finalizar el flujo, confirma que el activador proporcione toda la información necesaria para cumplir los objetivos de automatización.

Ejemplos de activadores usados en flujos de trabajo comunes

La siguiente tabla muestra ejemplos de activadores comunes y cómo puedes usarlos en flujos de trabajo de Shopify Flow.

También puedes revisar otros ejemplos de flujos de trabajo en Shopify Flow que están disponibles como plantillas.