Recibir inventario en el panel de control de Shopify

Puedes recibir inventario directamente en el panel de control de Shopify sin llevar un seguimiento de distribuidores ni de órdenes de compra mediante inventory transfers. Esto ofrece una alternativa a usar Stocky para recibir inventario.

Cuando recibes inventario mediante transferencias, puedes agregar existencias sin especificar de dónde provienen dejando en blanco el campo de origen. Esto es útil en los siguientes casos:

• Recibes inventario de varios distribuidores y no necesitas hacer seguimiento de qué distribuidor procede cada envío.
• Necesitas registrar inventario que llega de forma inesperada.
• Quieres agregar existencias sin una gestión compleja de órdenes de compra.
• Recibes envíos pequeños y frecuentes en los que no es importante hacer seguimiento del origen.

Ventajas de recibir inventario en el panel de control de Shopify

Recibir inventario en el panel de control de Shopify usando transferencias de inventario ofrece las siguientes ventajas:

• Gestión de inventario centralizada: gestiona todo y ve todos los movimientos de inventario en Shopify sin cambiar a una app aparte.
• Integración con POS: recibe inventario directamente en los establecimientos minoristas con Shopify POS.
• Escaneo integrado: agrega artículos a las transferencias y recibe artículos de los envíos usando cualquier escáner de códigos de barras compatible con HID (dispositivo de interfaz humana).
• Flexibilidad: edita cantidades, agrega artículos o realiza cambios incluso después de recibir, con un flujo de trabajo simplificado diseñado para actualizaciones rápidas.

Comparación entre las transferencias del panel de control de Shopify y Stocky

Consulta la siguiente tabla para conocer las diferencias entre usar Stocky y las transferencias de inventario en el panel de control de Shopify.

Crea y recibe una transferencia de inventario en el panel de control de Shopify

Para recibir inventario en el panel de control de Shopify, crea una transferencia sin origen, agrega los productos que vas a recibir y completa el proceso de recepción. El inventario se agrega a la sucursal de destino y se refleja de inmediato en las existencias disponibles. Más información sobre inventory transfers and shipments.

Pasos:

1. En el panel de control de Shopify, ve a Productos > Transfers.

2. Haz clic en Crear transferencia.

3. Deja en blanco el campo Origen.

4. En la sección Destino, haz clic en Seleccionar destino y luego selecciona la sucursal donde quieres recibir el inventario.

5. En la sección Agregar productos, busca productos o haz clic en Explorar y luego agrega los productos a la transferencia.

6. En la columna Cantidad, introduce las cantidades de cada producto de la transferencia.

7. Opcional: agrega una nota a la transferencia:

   1. En la sección Notas, haz clic en el ícono .
   2. Introduce una nota y haz clic en Guardar.

8. Opcional: en la sección Detalles de la transferencia, agrega un nombre de referencia para la transferencia.

9. Haz clic en Guardar.

10. Haz clic en Marcar como y luego en En curso para indicar que el proceso de recepción ha empezado, o en Transferida para recibir de inmediato y poner el inventario disponible en la sucursal de destino.

11. Si hiciste clic en En curso, haz clic en Recibir envío.

12. Acepta los artículos del envío:

    • Para aceptar todos los artículos, haz clic en Aceptar todo.
    • Para aceptar cantidades específicas, en la columna Aceptar, ingresa las cantidades que aceptas para cada producto.

13. Haz clic en Guardar.

Recibir transferencias en Shopify POS

Si recibes inventario en los establecimientos minoristas, los empleados pueden recibir transferencias directamente en Shopify POS. El personal de tienda puede recibir envíos sin necesidad de acceder al panel de control de Shopify.

Pasos:

1. En Shopify POS, toca Transferencias en el tablero inteligente.
2. En la pestaña En tránsito, toca la transferencia que quieres recibir.
3. Recibe los artículos de la transferencia realizando cualquiera de estas acciones:
   • Toca el artículo de la transferencia que quieres recibir y luego toca + para aceptar o rechazar la cantidad correspondiente de artículos.
   • Toca Escanear para usar la cámara del dispositivo POS y escanear cada producto que recibes.
   • Usa el escáner de códigos de barras para escanear cada producto que recibes o actualiza manualmente la cantidad recibida.
4. Toca Listo para terminar de revisar el producto que estás recibiendo.
5. Opcional: si recibes todos los artículos de la transferencia, puedes tocar Aceptar todos los artículos para completar toda la transferencia de una vez.
6. Después de revisar cada producto de la transferencia, toca Guardar.

Editar y ajustar transferencias

A diferencia de Stocky, puedes editar las transferencias después de crearlas en el panel de control de Shopify, agregar artículos inesperados durante la recepción y ajustar las cantidades para que coincidan con lo que realmente recibes.

Edición de artículos y cantidades

Después de crear una transferencia, puedes editar sus detalles. Si es un borrador, puedes ajustar las ubicaciones de origen y destino, agregar o eliminar productos y ajustar cantidades. Después de procesar la transferencia, ya no puedes editar las ubicaciones de origen y destino, pero aún puedes agregar o eliminar productos y ajustar cantidades.

Pasos:

1. En el panel de control de Shopify, ve a Productos > Transfers.

2. Haz clic en la transferencia que quieres editar.

3. Haz clic en Editar.

4. Opcional: agrega o elimina productos de la transferencia:

   • Para agregar productos nuevos, busca los productos o haz clic en Explorar y, luego, agrégalos.
   • Para eliminar productos, haz clic en x junto a los productos que quieras eliminar.
   • Para ajustar la cantidad del producto, en la columna Cantidad, ingresa las cantidades de cada producto.

5. Haz clic en Guardar.

Agrega artículos inesperados durante la recepción

Si durante la recepción encuentras artículos adicionales que no estaban incluidos en la transferencia original, puedes agregarlos a la transferencia. El artículo se agrega con una cantidad esperada de 0 y una cantidad recibida con el valor que indiques.

Pasos:

1. En el panel de control de Shopify, ve a Productos > Transfers.

2. Haz clic en la transferencia que quieres recibir.

3. Haz clic en Recibir envío.

4. Haz clic en Agregar artículos.

5. Busca y selecciona los productos adicionales.

6. En la columna Aceptar, introduce la cantidad recibida de los artículos nuevos.

7. Haz clic en Guardar.

Ajusta las cantidades y gestiona las diferencias

Puedes editar las cantidades aceptadas o rechazadas para corregir, ya sea durante la recepción inicial o volviendo más tarde a un envío recibido. Si recibes cantidades diferentes a las esperadas, no necesitas crear ajustes ni correcciones: puedes ingresar lo que realmente recibes.

Pasos:

1. En el panel de control de Shopify, ve a Productos > Transfers.

2. Haz clic en la transferencia que quieres recibir o editar.

3. Haz clic en Recibir envío. Si el envío ya se recibió, haz clic en … y luego haz clic en Recibir envío.

4. Acepta y rechaza artículos del envío:

   • Para aceptar todos los artículos del envío, haz clic en Aceptar todo.
   • Para aceptar cantidades específicas, en la columna Aceptar, ingresa las cantidades que aceptas para cada producto. Si recibiste más de lo esperado, ingresa la cantidad mayor. Si recibiste menos de lo esperado, ingresa la cantidad real recibida. Si no recibiste ninguna unidad, ingresa 0.
   • Para rechazar todos los artículos del envío, haz clic en Rechazar todo.
   • Para rechazar cantidades específicas, en la columna Rechazar, ingresa las cantidades que rechazas para cada producto.

5. Haz clic en Guardar.

Escenarios comunes para la recepción de inventario

Consulta los siguientes escenarios para aprender a usar las transferencias en distintas situaciones de recepción de inventario, desde envíos habituales del distribuidor hasta entregas inesperadas y recepción en establecimientos minoristas.

Escenario 1: envíos habituales del distribuidor

Si recibes envíos de tu distribuidor habitual 2 o 3 veces por semana, crea una transferencia y deja el origen en blanco, establece el destino como tu depósito principal, agrega los artículos de la nota de entrega del distribuidor y recibe el inventario a medida que llegue.

Escenario 2: varios distribuidores en un día

Si recibes envíos de distintos distribuidores en un mismo día, puedes crear una sola transferencia para todos los artículos y agregar una nota como Varios distribuidores: consulta las notas de entrega, o crear transferencias por separado y usar números de referencia para identificar a cada distribuidor. Elige la opción según si necesitas hacer seguimiento de las transferencias por separado para tus registros.

Escenario 3: entrega inesperada

Si llega un envío que no esperabas o del que no tienes registro, crea una transferencia y deja el origen en blanco, agrega los artículos a medida que los desempaques y, en el campo de notas, agrega contexto como Entrega inesperada - [fecha]. Puedes recibir los artículos para agregarlos al inventario.

Escenario 4: recepción en un establecimiento minorista

Si los empleados de tienda necesitan recibir inventario en una tienda física, crea la transferencia en el panel de control de Shopify o permite que la creen desde la app Shopify POS. Configura el destino en el establecimiento minorista y, luego, usa la app Shopify POS para escanear los productos y recibirlos. El inventario quedará disponible para la venta de inmediato.

Escenario 5: lotes grandes

Para lotes de recepción grandes, usa POS con un escáner de códigos de barras para ingresar más rápido, o las funciones de búsqueda o exploración en el panel de control de Shopify para agregar productos en lote; o considera dividir los lotes en varias transferencias para facilitar la organización del inventario.

Mejores prácticas para la recepción de inventario

Sigue estas mejores prácticas para garantizar una recepción de inventario eficiente y precisa en el panel de control de Shopify.

Recepción eficiente

• Usa números de referencia: agrega un número de referencia, como el número o la fecha de la nota de entrega, para ayudar a identificar las transferencias más adelante.
• Agrupa productos similares: si recibes varios envíos en un día, considera si crear una sola transferencia o varias.
• Revisa bien las cantidades: vuelve a comprobarlas durante la recepción para mantener el inventario preciso.
• Agrega notas: usa el campo de notas para registrar cualquier información importante sobre el envío.

Precisión del inventario

• Recibe de inmediato: recibe las transferencias en cuanto llegue el inventario para mantener niveles de existencias precisos.
• Gestiona las discrepancias de inmediato: si recibes cantidades diferentes a las esperadas, ajústalas durante la recepción en lugar de hacerlo después.
• Revisa con regularidad: consulta tu historial de transferencias periódicamente para detectar patrones o incidencias.

Flujos de trabajo del equipo

• Capacita al equipo: asegúrate de que el personal que recibe inventario sepa usar las transferencias, especialmente en POS.
• Define expectativas: acuerda en equipo cuándo marcar las transferencias como en curso y cuándo marcarlas como transferidas.
• Documenta tu proceso: escribe tu flujo de trabajo de recepción para que todas las personas sigan los mismos pasos.

Resolución de problemas en la recepción de inventario

Si encuentras problemas al recibir inventario, estas soluciones pueden ayudarte a resolver incidencias comunes con transferencias, edición, diferencias de cantidad y acceso a POS.

Transferencia marcada automáticamente como completada

Cuando recibes todos los artículos de una transferencia, esta se completa automáticamente. Es el funcionamiento normal.

Error durante la recepción

Puedes editar las cantidades de un envío recibido para hacer correcciones. En el envío en el que se recibieron artículos, haz clic en … y luego en Recibir envío. Ajusta las cantidades aceptadas o rechazadas y haz clic en Guardar. Para más información, consulta Adjust quantities and handle differences.

Los empleados no pueden ver las transferencias en POS

Confirma que los empleados tengan permission to manage inventory, que el destino de la transferencia sea su sucursal, que usen la versión más reciente de la app Shopify POS y que la transferencia se haya guardado y no se haya dejado como borrador.

Haz seguimiento de la información del distribuidor

Usa el campo de notas o el de número de referencia para registrar información del distribuidor. El sistema no hace seguimiento del origen como una sucursal, pero puedes mantener notas para tus registros. Si necesitas hacer seguimiento de distribuidores o depósitos específicos como sucursales en Shopify, puedes crear transferencias con un origen conocido.

Programación de transferencias periódicas

Shopify no admite transferencias programadas o periódicas. Crea una nueva transferencia cada vez que recibas inventario.

Contactar a atención al cliente de Shopify

Cuando te pongas en contacto con atención al cliente de Shopify sobre la recepción de inventario, menciona que estás migrando desde órdenes de compra de Stocky para que puedan ayudarte con rapidez.