Conceptos básicos de la gestión de inventario
La gestión de inventario implica supervisar el inventario del negocio, incluidas las materias primas, los componentes y los productos terminados. Esta guía ofrece estrategias y mejores prácticas para gestionar el inventario de forma eficaz.
Desde la página Inventario del panel de control de Shopify puedes gestionar y controlar el inventario.
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Cómo funciona el ciclo de ventas del inventario
Para gestionar el inventario con éxito, es fundamental entender el ciclo de ventas. Analiza los datos de ventas históricos para identificar patrones y pronosticar ventas futuras.
El ciclo de ventas del inventario es el proceso completo que va desde que el negocio recibe una unidad de inventario hasta que se vende al cliente final. Incluye las etapas de recepción, almacenamiento, gestión y venta del inventario. El ciclo se repite para cada nuevo artículo de inventario.
En la página Productos puedes ver métricas sobre el inventario de productos que ayudan con la gestión, la reposición y la planificación, mediante la barra de informes y estadísticas de inventario. Obtén más información sobre cómo usar los informes y estadísticas de inventario.
Un ciclo de ventas del inventario típico para un artículo puede incluir las siguientes etapas:
- Aprovisionamiento: Identifica la necesidad de un producto específico en la tienda y realiza un pedido al distribuidor para adquirirlo.
- Recepción e inspección: Verifica la calidad y la cantidad del inventario para asegurarte de que coincidan con lo que pediste. Informa cualquier discrepancia o daño al distribuidor.
- Almacenamiento: Guarda los artículos según su tipo y requisitos. Las prácticas adecuadas de almacenamiento son clave para evitar daños o pérdidas de inventario.
- Gestión de inventario: Administra los niveles de existencias en la página Inventario del panel de control de Shopify para hacer seguimiento de la cantidad de cada artículo de la tienda. Clasifica los artículos, configura los SKU y actualiza los registros de inventario con regularidad.
- Ventas: Cuando los clientes hacen pedidos, se venden los productos y los niveles de inventario se actualizan automáticamente en el panel de control de Shopify.
- Entrega: Empaca y envía el producto al cliente. Para mantener la satisfacción del cliente, envía los productos con rapidez y usa servicios de entrega confiables.
- Solicitar de nuevo: A partir de los datos de ventas y de los niveles actuales de inventario, decide cuándo solicitar de nuevo el producto. Puedes usar los informes y estadísticas de inventario de la tienda en Shopify para entender la tasa de ventas directas y pronosticar las ventas.
- Comentarios de clientes y gestión de devoluciones: Recopila comentarios de clientes y gestiona cualquier devolución o cambio. Los comentarios de clientes pueden ser útiles para la planificación futura del inventario.
Métodos de gestión de inventario
Existen distintos métodos para asegurar que el negocio tenga los productos correctos disponibles en el momento adecuado y, al mismo tiempo, minimizar costos y satisfacer la demanda de los clientes.
Elegir el método adecuado de gestión de inventario depende de varios factores, como el modelo de negocio, el tipo de productos, la variabilidad de la demanda y la confiabilidad del distribuidor. A menudo se combinan varios métodos para optimizar la gestión de inventario.
Revisa la siguiente tabla para ver un panorama general de algunos métodos comunes de gestión de inventario:
| Método | Descripción |
|---|---|
| Cantidad económica de pedido (EOQ) | La cantidad económica de pedido (EOQ) es un método que calcula la cantidad óptima de un artículo que debería solicitar el negocio. El objetivo es minimizar los costos asociados con hacer pedidos y mantener inventario. Este método equilibra el costo de almacenar inventario con el costo de realizar pedidos. |
| Justo a tiempo (JIT) | El método justo a tiempo busca aumentar la eficiencia y reducir desperdicios recibiendo los productos solo cuando se necesitan en el proceso de producción, lo que reduce los costos de inventario. Requiere pronósticos precisos y distribuidores confiables. |
| Análisis ABC | Este método clasifica el inventario en tres categorías según su importancia: los artículos "A" son productos de alto valor y baja frecuencia de venta, los "B" son productos de valor moderado y frecuencia de venta moderada, y los "C" son productos de bajo valor y alta frecuencia de venta. Esto permite enfocarse en la gestión de los productos más valiosos. Más información. |
| Existencias de seguridad | Las existencias de seguridad son un pequeño excedente de inventario que se mantiene para protegerse de la variabilidad de la demanda o de retrasos de suministro. Este método ayuda a evitar roturas de stock y mantiene la satisfacción del cliente. |
| Gestión de inventario perpetuo | Este método mantiene actualizados en tiempo real los registros de inventario a medida que se realizan ventas y compras. Ofrece recuentos de inventario precisos y puede automatizarse con software de gestión de inventario. |
| Primero en entrar, primero en salir (FIFO) | FIFO es un método de valoración de inventario en el que los artículos producidos o adquiridos primero son los primeros en venderse, usarse o desecharse. Es especialmente crucial para bienes perecederos, pero en general es una buena práctica para todo tipo de productos para evitar que queden obsoletos o se deterioren. |
| Dropshipping | El dropshipping es un método de preparación de pedidos en el que la tienda no mantiene en existencias los productos que vende. En su lugar, cuando la tienda vende un producto, compra el artículo a un tercero y hace que se envíe directamente al cliente. Este método elimina la necesidad de gestionar inventario. |
| Consignación | En la consignación, los bienes se envían al consignatario, pero el consignador (distribuidor) sigue siendo el propietario hasta que se venden. Este método reduce el riesgo para los minoristas porque solo pagan por las existencias que venden. |
Realizar balances de inventario
Para asegurarte de que los registros coincidan con las existencias disponibles, puedes verificar físicamente el inventario de forma periódica. El balance de inventario es una práctica esencial para cualquier negocio que maneje productos físicos. Una gestión de inventario precisa es clave para el éxito del negocio. Ayuda a garantizar que haya suficientes existencias para cubrir la demanda, a identificar y prevenir problemas como robos o pérdidas, y a obtener información valiosa para la planificación.
A continuación se indican los pasos básicos para guiarte en el proceso de balance de inventario:
- Planificar: Decide cuándo se realizará el balance, quién lo hará y qué áreas o artículos se contarán. Es preferible hacerlo en momentos de baja actividad o cuando el negocio esté cerrado para evitar discrepancias por ventas que ocurran durante el conteo.
- Organizar: Asegúrate de que el inventario esté bien organizado. Etiqueta todos los artículos y ordénalos de una forma que facilite el conteo. Organízalos por tipo, ubicación o cualquier otro criterio que tenga sentido para el negocio.
- Preparar las herramientas: Usa herramientas o software de gestión de inventario para agilizar el proceso. Puedes usar lápiz y papel, una hoja de cálculo o software especializado de gestión de inventario. Un escáner de códigos de barras también acelera el proceso y reduce errores.
- Contar: Anota con cuidado cada artículo y registra la cantidad. A menudo conviene que participen dos personas: una que cuente y otra que registre. Asegúrate de revisar todas las áreas donde pueda haber existencias, incluidas zonas de almacenamiento, áreas de venta y cualquier ubicación externa.
- Volver a contar: Realiza un segundo conteo para verificar. Esto es especialmente importante en los artículos con discrepancias entre la cantidad contada y la registrada en el sistema.
- Actualizar los registros: Una vez que finalice y se verifique el conteo, actualiza los registros de inventario con las nuevas cantidades.
- Analizar: Compara los resultados del balance con los registros de inventario. Si hay discrepancias importantes, conviene investigar las posibles causas. Esto puede evidenciar problemas de robo, daño, extravío o errores en los registros de compras o ventas.
- Repite con regularidad: Revisa el inventario con regularidad. La frecuencia de las revisiones de inventario depende del tipo y el tamaño del negocio. Algunas empresas realizan un balance de inventario completo cada año y, con mayor frecuencia, revisiones parciales de los artículos de alto valor.