Forståelse af klargøringstid

Klargøringstid er tiden, fra en ordre afgives af en kunde, til ordren klargøres af virksomheden. Ordrer, der kræver forsendelse, betragtes som klargjorte, når virksomheden overdrager forsendelsen til en fragttjeneste.

Gennemgang af en ordre, udskrivning af fragtlabels, pakning af produkter og overdragelse af forsendelser til et fragtfirma bidrager alt sammen til en ordres klargøringstid.

Afhængigt af din virksomhed har du forskellig grad af kontrol over din klargøringstid. Hvis du dropshipper, har du kun kontrol over, hvilke leverandører du samarbejder med, og hvor hurtigt du afgiver dine ordrer hos dem. Hvis du selv afsender produkter, styrer du alt fra, hvor hurtigt du pakker produktet, til hvornår du indleverer forsendelser hos dine fragtfirmaer.

Din klargøringstid bestemmer også den Klargør senest-dato, der vises på ordreindekset og siden med ordreoplysninger.

Betydning af klargøringstider

Hurtigere klargøringstider kan give følgende fordele:

• Billigere forsendelse – Du har muligvis mulighed for at vælge langsommere forsendelsesmetoder og stadig få forsendelser til at nå frem inden for rimelige tidsrammer.
• Højere kundetilfredshed – Når en kunde modtager en ordre hurtigt, kan det øge kundens tillid til din virksomhed og give en positiv oplevelse. Dette kan føre til en større sandsynlighed for, at kunden bestiller hos dig igen.
• Lagerbeholdningen omsættes hurtigere – Hvis du opbevarer dine produkter på lagre, kan det reducere lageromkostningerne, når dine produkter står i kortere tid på hylderne.
• En mere effektiv klargøringsproces – Ved at forbedre din klargøringstid kan du sikre, at dine medarbejdere arbejder effektivt, og at der ikke er unødvendige lønomkostninger.

Langsommere klargøringstider kan forårsage følgende problemer:

• Supportgæld – Kunder kontakter dig måske for at få opdateringer om deres ordrer, og det kan tage meget tid at svare dem.
• Ikke-indfriede forventninger – Nogle kunder forventer måske, at ordrer ankommer i løbet af få dage. Hvis en virksomhed ikke indfrier deres forventninger, bestiller en kunde muligvis ikke fra den pågældende virksomhed igen.
• Højere omkostninger – Ineffektive klargøringstider kan føre til, at medarbejdere arbejder flere timer, og at produkter optager plads på lagerhylder, hvilket alt sammen koster en virksomhed flere penge.

Forstå dine klargøringstider

Når du forstår hvert trin i din ordrebehandling, kan du ofte finde metoder til at gøre din klargøringsproces mere effektiv. Fjernelse af unødvendige trin, kombinering af to trin til ét eller udførelse af to opgaver samtidigt kan bidrage til at reducere din klargøringstid.

Trin 1 – Gruppér dine produkter

Overvej behandlingstrinnene for hvert produkt, du sælger. Hvis der er produkter, der har de samme trin, skal du gruppere dem.

Forestil dig for eksempel, at du sælger T-shirts, hatte og smykker. For at behandle ordrer på hatte og T-shirts skal du måske bare lægge dem i en boblekuvert, udskrive en fragtlabel og aflevere kuverten hos dit fragtfirma. Men for at behandle ordrer på smykker skal du måske pudse produktet en sidste gang, lægge det i en lille smykkeæske, pynte æsken, lægge den i en forsendelsesæske, udskrive en label og derefter aflevere den hos dit fragtfirma. I dette scenarie vil du have to grupper for klargøringsprocessen.

Trin 2 – Opret en liste over behandlingstrin for hver produktgruppe

For hver produktgruppe skal du lave en liste over de trin, du udfører for at behandle en ordre på et produkt i den pågældende gruppe.

Forestil dig for eksempel, at du sælger tryk af dine kunstværker, som trykkes on-demand via et lokalt trykkeri. Din klargøringsproces kan se ud på følgende måde:

1. Åbn mailen med ordren.
2. Gennemgå det bestilte tryk, åbn derefter din mailklient, og skriv en mail til det lokale trykkeri.
3. Upload filen med trykket til mailen, og send derefter mailen.
4. Vent på en bekræftelse på mail fra trykkeriet om, at trykket er klar.
5. Kør til trykkeriet, betal for trykket, og hent derefter trykket.
6. Kør hjem.
7. Pak trykket ind.
8. Køb og udskriv fragtlabelen, og sæt den på pakken.
9. Kør til fragtfirmaets afleveringssted.
10. Aflever pakken.

Trin 3 – Tilføj flere detaljer til hvert trin

Tilføj flere detaljer til trinnene, f.eks. følgende:

• Hvor lang tid hvert trin tager
• Eventuelle ekstra handlinger, der kræves af dig
• Eventuelle ekstra materialer, der kræves til trinnet

Trin 4 – Opret behandlingstrin for ordrer med produkter fra forskellige grupper

Tænk for eksempel på scenariet med butikken, der sælger hatte, T-shirts og smykker fra trin 1. Du får brug for et separat sæt trin til ordrer, der omfatter pakning af både en hat og et smykke.

Forbedr dine klargøringstider

Når du forstår dine trin til at behandle en ordre, kan du overveje følgende metoder til at forbedre de enkelte processer:

• Fremhæv de trin, der kan forberedes på forhånd. Det kan f.eks. være at klargøre æsken eller flytte lagerbeholdning fra lagerrummet til forsendelsesområdet.
• Automatiser manuelle opgaver i videst muligt omfang.
• Hvis du bruger fragtlabels, kan du købe fragtlabels i store mængder.
• Find de trin, der kan udføres samtidigt. Hvis et trin for eksempel kræver, at du venter i 15 minutter, kan du overveje, om et senere trin kan udføres i det tidsrum.
• Fjern eventuelle unødvendige trin.

Du kan for eksempel forbedre klargøringsprocessen for kunsttryk fra trin 2 på følgende måder:

• Trin 1-3 kan kombineres – Upload alle dine tryk til en cloudbaseret fillagringstjeneste som f.eks. Google Drev eller Dropbox. Giv dit lokale trykkeri adgang til dine tryk. Konfigurer dit lokale trykkeri som en tilpasset klargøringstjeneste i din Shopify-administrator. Juster til sidst dine Shopify-indstillinger til automatisk at klargøre ordrer.

  Når en ordre afgives i din butik med denne opsætning, modtager dit lokale trykkeri med det samme en mail med alle oplysningerne, og de kan få adgang til trykket via den cloudbaserede fillagringstjeneste.

• Trin 8 kan udføres under trin 4 – Mens du venter på bekræftelsen på mail fra trykkeriet, kan du klargøre pakken ved at udskrive fragtlabelen og sætte den på pakken.

• Trin 6 kan fjernes – Hvis du klargør pakken og labelen, før du henter trykket, kan du pakke trykket ind, så snart du modtager det, og derefter køre direkte til fragtfirmaets afleveringssted.

Når du har foretaget ovenstående ændringer, vil din klargøringsproces se således ud:

1. Åbn mailen med ordren.
2. Køb og udskriv fragtlabelen, og sæt den på pakken.
3. Vent på en bekræftelse på mail fra trykkeriet om, at trykket er klar.
4. Kør til trykkeriet med emballagen, betal for trykket, og hent derefter trykket.
5. Færdiggør indpakningen af produktet.
6. Kør til fragtfirmaets afleveringssted.
7. Aflever pakken.

Se følgende liste for at udforske andre måder at automatisere dine processer på:

• Automatiser ordrebehandling
• Produktivitetsværktøjer i Shopify-administratoren
• If This Then That (IFTTT)
• Zapier

Udforsk muligheder for klargøringscentre

Hvis det bliver for tidskrævende selv at behandle ordrer, bør du overveje at samarbejde med et klargøringscenter. Klargøringscentre behandler og afsender ordrer på dine vegne, hvilket frigør tid, så du kan fokusere på andre områder af din forretning.

Overvej at udforske følgende muligheder:

• Shopify Fulfillment Network
• Undersøgelse af lokale lagre

Planlæg i god tid

Hvis du planlægger et udsalg eller driver en forretning, der er stærkt påvirket af årstiden, skal du sørge for, at din forretning er forberedt på en større mængde ordrer.

Nedenfor er nogle måder, du kan forberede dig på:

• Sørg for, at du har nok hjælp.
• Gør dine produkter klar et par dage før begivenhederne.
• Sørg for, at du har nok forsendelses- og pakkematerialer, f.eks. æsker, tape, forsendelsesposer, printerpapir, blæk og labels.
• Kend dit primære fragtfirmas skæringstidspunkt, og planlæg ud fra disse tidspunkter. Hvis dit fragtfirma for eksempel ikke accepterer forsendelser efter kl. 16.00, skal du færdiggøre alle dine ordrer inden kl. 15.30.

For at lette din planlægning til fremtidige begivenheder kan du notere de ting, du løber tør for, eller de trin, der tog lang tid. Overvej, om flere medarbejdere ville have reduceret din klargøringstid, eller om der er måder at automatisere eventuelle tidskrævende, manuelle opgaver på.